提醒電子郵件：如何在任何情況下禮貌地製作輕推電子郵件

沒有什麼比等待更煩人的了，尤其是在工作中等待別人採取行動。 您正在等待的行動或回應可能會影響您正在做的工作，您可能會發現自己陷入僵局，直到該人採取行動或向您發送您需要的信息。

在這些情況下，很容易生氣並表現出憤怒，希望它會產生更快的轉變。 然而，專業意味著在工作場所表現出尊重，並設法禮貌地提醒您的同事您要求採取行動或提供信息。

那裡有許多不同類型的電子郵件。 但是提醒電子郵件的獨特之處在於它們可以是內部的也可以是外部的。 向同事發送提醒電子郵件並不少見，以及在要求銷售潛在客戶查看合同、下載內容或註冊網絡研討會時向他們發送提醒電子郵件。

無論情況如何，任何提醒或輕推電子郵件都應該友好而堅定，同時保持我們提到的專業精神和禮貌。 那麼，您應該如何製作一封禮貌的電子郵件來敦促該人做出回應？ 請仔細閱讀，找出答案。

為什麼需要發送提醒電子郵件？

在許多情況下可能需要提醒電子郵件。 然而，我們從未像現在這樣緊密地聯繫在一起，除了發送電子郵件之外，還有很多與他人互動的方式。 您如何知道何時需要電子郵件接觸點？ 以下是您可能希望發送提醒電子郵件的一些示例：

• 客戶遲到了服務付款，您希望在不損害關係的情況下輕推他們。
• 有即將舉行的活動或會議，您需要知道您邀請的人是否出席。
• 您正在等待來自同事或合作夥伴的數據或信息，沒有它就無法繼續進行特定的工作。
• 您欠供應商錢，但在收到完整髮票之前無法付款。
• 有人錯過了最後期限，或者一個迫在眉睫，你需要這個人意識到這一點。 .
• 你申請了一份新工作或升職，但沒有聽到任何消息。 精心製作的後續電子郵件可以顯示您的熱情，但您不想太咄咄逼人。

當然，還有更多示例說明您可能需要發送提醒電子郵件的原因，但該列表有助於您了解需要它們的潛在情況。

何時發送提醒電子郵件

這個問題沒有確定的答案。 您何時選擇發送提醒電子郵件在很大程度上取決於個人情況。 例如，如果涉及到期付款，那麼您通常會在應付款後的第一個工作日發送電子郵件，並且該規則也可能適用於錯過的最後期限。

如果您正在等待信息或數據以繼續執行任務，那麼您應該意識到您有任何截止日期以及完成任務需要多長時間。 對於與工作相關的電子郵件，您可以選擇等到潛在雇主提到的任何面試或任何時間表過去了很長一段時間。

也許比你說話更重要的是你說了什麼以及你怎麼說。 這對於電子郵件外展和提醒電子郵件都是如此。 那麼，您如何製作完美的提醒電子郵件呢？

編寫禮貌提醒電子郵件的 4 個要素

第一個也是最重要的規則是確保您的電子郵件在任何時候都不會帶有攻擊性或威脅性，即使您正在追逐付款。 雖然您確實想要包含堅定的元素，但應該以禮貌和友好的方式進行。

儘管您希望對方採取行動，但您不希望他們對您的語氣感到惱火。 您發送的每封提醒電子郵件都應該清晰而親切。 您希望收件人採取所需的操作，而不是忽略您的電子郵件。 最好的電子郵件提醒具有以下四個核心要素：

1. 電子郵件主題行

您需要記住，這是收件人首先看到的內容，而經過深思熟慮的電子郵件主題行是人們打開電子郵件的原因。 理想情況下，您希望主題行是個性化的，與內容相關，並提供您想要的緊迫感。

想想您每天收到的來自未知發件人和您認識的人的電子郵件。 是什麼讓您立即打開電子郵件或對其進行優先排序？ 識別這些特徵可以指導您了解主題行的外觀。 這裡有些例子：

• 關於所請求數據的快速提醒
• 5日的活動仍然需要回复。 你來嗎？
• 跟進我9號的採訪。
• 提醒，報告將於 12 日到期。

2. 問候

你如何打招呼可以為你的電子郵件的其餘部分定下基調。 您還應該考慮您與接收者的關係以及您的問候應該是正式的還是非正式的。 例如，“尊敬的先生/女士”非常正式，除非這是您的組織在與客戶打交道時通常使用的方式，否則我建議不要走這條路。

一個簡單的 hi 和這個人的名字就足夠了。 但無論你做什麼，總是包括一個問候。 直接進入電子郵件正文可能會顯得不禮貌且過於急切。

3. 正文和請求

現在是您提供電子郵件的原因和上下文的重要部分。 同樣，無論您對任何延誤感到多麼沮喪或惱火，都無關緊要。 保持電子郵件的正文友好和禮貌。 該人沒有回應的原因可能有很多，沒有回應可能有一個合理的解釋。

您可以將您的請求包含在郵件的初始正文中，也可以將其作為後續部分。 以下是一些如何措辭郵件的示例：

• 我還在等你給梅的發票。 請盡可能發送； 否則，我無法付款。
• 只是跟進我上週發送的信息。 你還有興趣嗎？
• 能否請您發送所要求的數據，最好在星期五之前發送？ 我必須計劃和撰寫報告，該報告將在下週二之前交給客戶。
• 只是提醒一下我們 24 日的活動。 你能參加嗎？ 我們很樂意見到你。 如果我們在那裡見到你，請回复！
• 對於計劃在 2 日舉行的部門會議，請您在本週末之前發送您想要討論的任何項目嗎？

4. 簽字

就像問候一樣，簽收也很重要，因為忽略它們會讓你顯得不禮貌或生氣。

簽收時，您希望保持與您在整個電子郵件中使用的相同的友好和禮貌語氣。 您可以包括一個溫和的最後提醒您需要什麼，並且您的簽字可以分為兩個部分：結束和真正的再見。 第一部分的示例可以包括：

• 提前感謝您提供所需的信息。
• 希望31日見！
• 提前感謝您及時交付產品。
• 期待你的答复。

實際的簽收可能簡短而溫馨，但仍然很有禮貌：

• 再次感謝，
• 最好的，
• 一會再聊，

外賣

良好的業務溝通應該是您工作方式的基礎，這包括您的電子郵件營銷和外展。

無論您是向同事、客戶還是潛在銷售人員發送電子郵件，您都應該始終保持禮貌，無論您對沒有回复感到多麼沮喪。 使用上面提供的提示來幫助您保持冷靜，並以適當的方式跟進，以幫助您獲得所需的響應。

作者簡介

Richard Conn 是 8×8 的需求生成高級總監，該公司是一個領先的通信平台，具有集成的聯絡中心、語音、視頻和聊天功能。 它也是為小型企業提供最佳雲電話系統的提供商。 Richard 是一位分析和以結果為導向的數字營銷領導者，在快節奏、競爭激烈的 B2B 環境中實現了重大的投資回報率提升。 Richard Conn 還發表了有關 ZoomShift 和 Upside 等領域的文章。 看看他的LinkedIn。