リマインダー メール: あらゆる状況で丁寧にナッジ メールを作成する方法

公開: 2022-09-07

特に仕事の状況で他の誰かからのアクションを待つことほど面倒なことはありません。 あなたが待っている行動や反応は、あなたがしている仕事に影響を与える可能性があり、その人が行動を起こすか、必要な情報をあなたに送るまで、行き詰まりに陥る可能性があります.

このような状況では、すぐに好転することを期待して怒りをぶつけたくなります。 しかし、プロフェッショナルであるということは、職場で敬意を表し、行動や情報の要求を同僚に丁寧に思い出させる方法を見つけることを意味します。

世の中にはさまざまな種類のメールがあります。 ただし、リマインダー メールは、内部だけでなく外部にも送信できるという点で独特です。 同僚にリマインダー メールを送信することは珍しくありません。同様に、見込み客に契約の確認、コンテンツのダウンロード、またはウェビナーへのサインアップを依頼するときにリマインダー メールを送信することもあります

状況に関係なく、リマインダーまたはナッジの電子メールは友好的でありながら断固としたものである必要があります。 では、相手に返信を促すような丁寧なメールをどのように作成すればよいのでしょうか? 続きを読んで調べてください。

リマインダー メールを送信する必要があるのはなぜですか?

リマインダー メールが必要になる状況は数多くあります。 しかし、私たちは今ほどつながっていることはなく、電子メールを送信する以外にも、他の人と交流する方法はたくさんあります。 電子メールのタッチポイントが必要な状況をどのように判断しますか? 以下は、リマインダー メールを送信する場合の例です。

  • 顧客がサービスの支払いに遅れており、関係を損なうことなく顧客を後押ししたいと考えています。
  • 近日中に予定されているイベントまたは会議があり、招待した人が出席しているかどうかを知る必要があります。
  • 同僚やパートナーからのデータや情報を待っており、それなしでは特定の作業を進めることができません。
  • 仕入先に支払い義務がありますが、完全な請求書を受け取るまで支払うことができません。
  • 誰かが締め切りに間に合わなかったり、締め切りが迫っていたりするので、その人に知らせる必要があります。 .
  • あなたは新しい仕事や昇進に応募しましたが、何も聞いていません。 よく練られたフォローアップ メールはあなたの熱意を示すことができますが、強引になりすぎないように注意してください。

もちろん、リマインダー メールを送信する必要がある理由の例は他にもたくさんありますが、これらのリストは、リマインダー メールが必要になる可能性のある状況を理解するのに役立ちます。

リマインダー メールを送信するタイミング

この質問に対する決定的な答えはありません。 リマインダー メールをいつ送信するかは、個々の状況によって大きく異なります。 たとえば、支払期日に関するものであれば、通常、支払いが行われた後の最初の営業日に電子メールを送信しますが、そのルールは締め切りに間に合わなかった場合にも適用される可能性があります。

タスクを進めるために情報やデータを待っている場合は、締め切りと、タスクを完了するのにかかる時間を意識する必要があります。 仕事関連の電子メールの場合は、面接または潜在的な雇用主によって言及されたタイムラインからかなりの期間が経過するまで待つことを選択できます.

何かを言うときほど重要ではないのは、何をどのように言うかです。 これは、電子メールのアウトリーチとリマインダー メールの両方に当てはまります。 では、完璧なリマインダー メールを作成するにはどうすればよいでしょうか。

丁寧なリマインダー メールを書くための 4 つの要素

最初の最も重要なルールは、支払いを求めている場合でも、電子メールが攻撃的または脅迫的であると見なされないようにすることです. 堅実な要素を含めたいとは思いますが、それは礼儀正しくフレンドリーな方法で行う必要があります。

その人に行動を起こしてもらいたいと思っていますが、あなたの口調で彼らをイライラさせたくはありません。 送信する各リマインダー メールは、明確で親切なものにする必要があります。 メールを無視するのではなく、受信者に必要なアクションをとってもらいたい。 最高のメール リマインダーには、次の 4 つの主要な要素があります。

1. メールの件名

これは受信者が最初に目にするものであることを覚えておく必要があります。よく考えられた電子メールの件名は、人々が電子メールを開く理由です。 理想的には、件名をパーソナライズし、コンテンツに関連させ、必要な緊急性を与える必要があります。

知らない送信者からも、知っている人からも、毎日受信するメールについて考えてみてください。 メールをすぐに開いたり、優先順位を付けたりする理由は何ですか? これらの特徴を特定することで、件名がどのように表示されるべきかを知ることができます。 ここではいくつかの例を示します。

  • 要求されたデータに関する簡単なリマインダー
  • 5日のイベントのRSVPがまだ必要です. 来ますか?
  • 9日のインタビューの続きです。
  • レポートの期限は 12 日です。

2. ご挨拶

挨拶の仕方によって、メールの残りのトーンが決まります。 また、受信者との関係と、挨拶がフォーマルかインフォーマルかについても考慮する必要があります。 たとえば、「Dear sir/madam」は非常にフォーマルな表現であり、組織が通常顧客と接する際に使用している場合を除き、そのルートを使用しないことをお勧めします。

簡単なこんにちはと人の名前で十分です。 しかし、何をするにしても、必ず挨拶を含めてください。 メールの本文に直接入ると、無礼で熱心すぎると思われる可能性があります。

3. 本文とリクエスト

次に、電子メールの理由とコンテキストを提供する重要な部分が来ます。 繰り返しになりますが、遅延によってどれほどイライラしたりイライラしたりしてもかまいません。 メールの本文は親しみやすく、礼儀正しくしてください。 その人が応答しない理由は多数考えられ、応答がない場合には合理的な説明が必要です。

メールの最初の本文にリクエストを含めるか、フォローアップ セクションとして含めることができます。 メールの書き方の例を次に示します。

  • 私はまだあなたからの 5 月の請求書を待っています。 できるときに送ってください。 そうでなければ、私は支払いを発行できません。
  • 先週送信した情報のフォローアップです。 まだ興味をお持ちですか?
  • 理想的には金曜日までに、要求されたデータを送信していただけますか? 来週の火曜日までにクライアントに提出する予定のレポートを計画して書かなければなりません。
  • 24日のイベントのお知らせです。 出席できますか? ぜひお会いしましょう。 お会いできる場合は、出欠確認をお願いします。
  • 2日に予定されている部局会議のために、議論したい項目があれば週末までに送っていただけますか?

4. サインオフ

挨拶と同じように、サインオフを含めることが重要です。サインオフを無視すると、失礼または怒っていると思われる可能性があります。

サインオフでは、メール全体で使用したのと同じ友好的で丁寧な口調を維持する必要があります。 必要なものの穏やかな最後のリマインダーを含めることができます。サインオフには、締めくくりと実際の別れの2つのセクションがあります。 最初のセクションの例は次のとおりです。

  • リクエストされた情報を事前にありがとう。
  • 31日よろしくお願いします!
  • 早々に商品を届けていただきありがとうございました。
  • お返事を楽しみにしています。

実際のサインオフは短くて甘いものですが、それでも礼儀正しくすることができます。

  • 再度、感謝します、
  • 一番、
  • すぐに話す、

お持ち帰り

優れたビジネス コミュニケーションは、メール マーケティングやアウトリーチを含め、仕事の基盤となる必要があります

同僚、クライアント、見込み客のいずれにメールを送信する場合でも、返信がないことにどれほど不満を感じていても、常に礼儀正しくする必要があります。 上記のヒントを参考にして冷静さを保ち、適切な方法でフォローアップして、求めている反応を得られるようにしてください。

著者略歴

Richard Conn は、コンタクト センター、音声、ビデオ、およびチャット機能が統合された主要なコミュニケーション プラットフォームである 8×8 のデマンド ジェネレーションのシニア ディレクターです。 また、中小企業向けの最高のクラウド電話システムのプロバイダーでもあります. Richard は、ペースの速い競争の激しい B2B 環境で ROI を大幅に改善した実績を持つ、分析的で結果重視のデジタル マーケティング リーダーです。 Richard Conn は、ZoomShift や Upside などのドメインに関する記事も公開しました。 彼の LinkedIn をチェックしてください。