알림 이메일: 모든 상황에서 넛지 이메일을 정중하게 작성하는 방법

특히 작업 상황에서 다른 사람의 조치를 기다리는 것보다 더 짜증나는 일은 없습니다. 당신이 기다리고 있는 행동이나 응답은 당신이 하고 있는 일에 영향을 미칠 수 있고 그 사람이 행동을 취하거나 당신이 필요로 하는 정보를 당신에게 보낼 때까지 당신은 곤경에 처할 수 있습니다.

이러한 상황에서 화를 내고 더 빨리 턴어라운드할 수 있기를 바라는 마음으로 그 분노를 보여주고 싶은 유혹이 있습니다. 그러나 전문가가 된다는 것은 직장에서 존경심을 나타내고 행동이나 정보에 대한 요청을 동료에게 정중하게 상기시킬 수 있는 방법을 찾는 것을 의미합니다.

세상에는 다양한 유형의 이메일 이 있습니다. 그러나 미리 알림 이메일은 내부 및 외부가 될 수 있다는 점에서 고유합니다. 동료에게 미리 알림 이메일을 보내는 것은 드문 일이 아니며 영업 잠재 고객 에게 계약 검토, 콘텐츠 다운로드 또는 웨비나 등록을 요청할 때 미리 알림 이메일을 보내는 것은 드문 일이 아닙니다 .

상황에 관계없이 알림 또는 넛지 이메일은 친절하면서도 확고한 동시에 우리가 언급한 전문성과 공손함을 유지해야 합니다. 그렇다면 상대방에게 응답을 촉구하는 정중한 이메일을 어떻게 작성해야 할까요? 알아 보려면 계속 읽으십시오.

알림 이메일을 보내야 하는 이유는 무엇입니까?

알림 이메일이 필요할 수 있는 상황이 많이 있습니다. 그러나 우리는 지금보다 더 많이 연결되어 있지 않으며 이메일을 보내는 것보다 다른 사람들과 상호 작용할 수 있는 수많은 방법이 있습니다. 상황에 따라 이메일 접점이 필요한지 어떻게 알 수 있습니까? 다음은 미리 알림 이메일을 보낼 수 있는 몇 가지 예입니다.

• 고객이 서비스 지불을 늦게 받았고 관계를 손상시키지 않으면서 고객을 넛지하려고 합니다.
• 예정된 이벤트나 회의 가 있으며 초대한 사람이 참석하는지 여부를 알아야 합니다.
• 동료나 파트너로부터 데이터나 정보를 기다리고 있으며 그것 없이는 특정 작업을 진행할 수 없습니다.
• 공급자에게 빚을 지고 있지만 전체 송장을 받을 때까지 지불할 수 없습니다.
• 누군가가 마감 시간을 놓쳤거나 하나가 다가오고 있으므로 그 사람이 알고 있어야 합니다. .
• 새 직장이나 승진에 지원했지만 아무 소식도 듣지 못했습니다. 잘 만들어진 후속 이메일은 당신의 열정을 보여줄 수 있지만 너무 성급한 것은 원하지 않습니다.

물론 미리 알림 이메일을 보내야 하는 이유에 대한 더 많은 예가 있지만 그 목록은 필요할 수 있는 잠재적인 상황에 대한 아이디어를 제공하는 데 도움이 됩니다.

알림 이메일을 보낼 때

이 질문에 대한 확실한 답은 없습니다. 알림 이메일을 보내기로 선택하는 경우 개별 상황에 따라 크게 다릅니다. 예를 들어, 지불해야 하는 지불에 관한 것이라면 일반적으로 지불이 완료되어야 하는 첫 번째 영업일에 이메일을 보내야 하며 해당 규칙은 마감 기한을 놓친 경우에도 보류될 수 있습니다.

정보나 데이터가 작업을 진행하기를 기다리고 있다면 마감일과 작업을 완료하는 데 걸리는 시간을 알고 있어야 합니다. 직업 관련 이메일의 경우 인터뷰 또는 잠재적 고용주가 언급한 일정 이후 상당한 기간이 경과할 때까지 기다리도록 선택할 수 있습니다.

아마도 당신이 무언가를 말할 때보다 덜 중요한 것은 당신이 말하는 것과 그것을 말하는 방법입니다. 이것은 이메일 지원 및 알림 이메일 모두에 해당됩니다. 그렇다면 완벽한 알림 이메일은 어떻게 만드나요?

정중한 알림 이메일 작성을 위한 4가지 요소

첫 번째이자 가장 중요한 규칙은 지불을 쫓는 경우에도 이메일이 공격적이거나 위협적인 것처럼 보이지 않도록 하는 것입니다. 확고한 요소를 포함하고 싶지만 정중하고 친근한 방식으로 이루어져야 합니다.

당신은 그 사람이 행동을 취하기를 원하지만 그들이 당신의 어조에 짜증을 내는 것을 원하지 않습니다. 보내는 각 알림 이메일은 명확하고 친절해야 합니다. 수신자가 이메일을 무시하는 대신 원하는 조치를 취하기를 원합니다. 최고의 이메일 알림에는 다음 네 가지 핵심 요소가 있습니다.

1. 이메일 제목 줄

이것은 수신자가 가장 먼저 보게 되는 것이며 잘 생각한 이메일 제목 은 사람들이 이메일을 열게 만드는 것임을 기억해야 합니다. 이상적으로는 제목이 개인화되고 콘텐츠와 관련이 있으며 원하는 긴급성을 제공하는 것이 좋습니다.

알 수 없는 발신자와 아는 사람 모두로부터 매일 받는 이메일에 대해 생각해 보십시오. 이메일을 즉시 열거나 우선 순위를 지정하는 이유는 무엇입니까? 이러한 특성을 식별하면 제목이 어떻게 표시되어야 하는지 안내할 수 있습니다. 여기 몇 가지 예가 있어요.

• 요청된 데이터에 대한 빠른 알림
• 아직 5일 이벤트에 대한 RSVP가 필요합니다. 당신이 오고 있습니까?
• 9일 인터뷰에 이어.
• 보고서 마감일은 12일이라는 점을 기억하십시오.

2. 인사말

다른 사람에게 인사하는 방법은 나머지 이메일의 분위기를 결정할 수 있습니다. 또한 받는 사람과의 관계와 인사말이 공식적이어야 하는지 비공식적이어야 하는지에 대해서도 생각해야 합니다. 예를 들어, "Dear Sir/madam"은 매우 격식을 차리며 조직에서 일반적으로 고객을 대할 때 사용하는 방식이 아닌 한 해당 경로를 사용하지 않는 것이 좋습니다.

간단한 인사와 그 사람의 이름이면 충분합니다. 그러나 무엇을 하든지 항상 인사말을 포함하십시오. 이메일 본문에 바로 들어가는 것은 무례하고 너무 열성적으로 보일 수 있습니다.

3. 본문 및 요청

이제 이메일에 대한 이유와 컨텍스트를 제공하는 중요한 부분이 나옵니다. 다시 말하지만, 지연으로 인해 얼마나 좌절하거나 짜증이 나는지는 중요하지 않습니다. 이메일 본문을 친절하고 정중하게 유지하십시오. 그 사람이 응답하지 않은 데는 여러 가지 이유가 있을 수 있으며 응답이 없는 경우 합리적인 설명이 있을 수 있습니다.

메일의 초기 본문에 요청을 포함하거나 후속 섹션으로 요청할 수 있습니다. 다음은 메일을 표현하는 방법의 몇 가지 예입니다.

• 나는 아직도 당신에게서 오는 5월의 인보이스를 기다리고 있습니다. 가능하면 보내주세요. 그렇지 않으면 지불을 할 수 없습니다.
• 지난주에 보내드린 정보에 대한 후속 조치입니다. 여전히 관심이 있습니까?
• 요청한 데이터를 이상적으로 금요일까지 보내주시겠습니까? 다음 주 화요일까지 고객에게 제출해야 하는 보고서를 계획하고 작성해야 합니다.
• 24일 이벤트에 대한 알림입니다. 참석할 수 있습니까? 우리는 당신을보고 싶습니다. 그곳에서 뵙게 된다면 RSVP 부탁드립니다!
• 2일 예정된 부서회의를 위해 이번주말까지 논의하고 싶은 사항을 보내주실 수 있으신가요?

4. 사인오프

인사와 마찬가지로 사인오프를 포함하는 것이 중요합니다. 사인오프를 무시하면 무례하거나 화를 낼 수 있기 때문입니다.

서명을 할 때 이메일 전체에서 사용한 것과 같은 친절하고 정중한 어조를 유지하려고 합니다. 필요한 사항에 대한 마지막 알림을 부드럽게 포함할 수 있으며 승인에 두 섹션이 있을 수 있습니다. 닫기 및 실제 작별 인사입니다. 첫 번째 섹션의 예는 다음과 같습니다.

• 요청한 정보에 미리 감사드립니다.
• 31일에 만나요!
• 제품의 신속한 배송에 미리 감사드립니다.
• 귀하의 회신을 기대하겠습니다.

실제 승인은 짧고 달콤할 수 있지만 여전히 정중합니다.

• 다시 한 번 감사드립니다.
• 최고,
• 금방 애기 해,

테이크아웃

좋은 비즈니스 커뮤니케이션은 업무 방식의 기초가 되어야 하며 여기에는 이메일 마케팅 과 홍보가 포함됩니다.

동료, 고객 또는 영업 잠재 고객에게 이메일을 보낼 때 응답 부족으로 인해 얼마나 좌절감을 느끼더라도 항상 정중해야 합니다. 위에 제공된 팁을 사용하여 침착함을 유지하고 원하는 응답을 얻을 수 있도록 적절한 방법으로 후속 조치를 취하십시오.

저자 약력

Richard Conn은 통합 컨택 센터, 음성, 비디오 및 채팅 기능을 갖춘 선도적인 커뮤니케이션 플랫폼인 8×8의 수요 창출 수석 이사입니다. 또한 중소기업을 위한 최고의 클라우드 전화 시스템 제공업체이기도 합니다 . Richard는 빠르게 진행되고 경쟁이 치열한 B2B 환경에서 주요 ROI 개선을 달성한 실적이 있는 분석 및 결과 중심의 디지털 마케팅 리더입니다. Richard Conn은 ZoomShift 및 Upside와 같은 도메인에 대한 기사도 게시했습니다. 그의 LinkedIn을 확인하십시오.