E-mailuri de memento: Cum să creați politicos un e-mail Nudge în fiecare situație

Publicat: 2022-09-07

Nu este nimic mai enervant decât așteptarea, mai ales pentru acțiunea altcuiva într-o situație de muncă. Acțiunea sau răspunsul pe care îl așteptați ar putea afecta munca pe care o desfășurați și vă puteți găsi într-un impas până când acea persoană ia măsuri sau vă trimite informațiile de care aveți nevoie.

În aceste situații, este tentant să te enervezi și să arăți acea furie în speranța că va produce o întoarcere mai rapidă. Cu toate acestea, a fi profesionist înseamnă a arăta respect la locul de muncă și a găsi o modalitate de a-ți aminti politicos colegului de cererea ta de acțiune sau de informații.

Există multe tipuri diferite de e -mailuri. Dar e-mailurile de memento sunt unice prin faptul că pot fi interne și externe. Trimiterea de e-mailuri de memento către colegi nu este neobișnuită, precum și trimiterea de e-mailuri de memento către potențiali de vânzări atunci când le cere să revizuiască un contract, să descarce un conținut sau să se înscrie la webinar .

Indiferent de situație, orice e-mail de memento sau ghiont ar trebui să fie prietenos, dar ferm, păstrând în același timp acel profesionalism și politețe pe care le-am menționat. Deci, cum ar trebui să creați un e-mail politicos care să îndemne persoana să răspundă? Citiți mai departe pentru a afla.

De ce ar trebui să trimiteți un e-mail de memento?

Există multe situații în care poate fi necesar un e-mail de memento. Cu toate acestea, nu am fost niciodată mai conectați decât suntem acum și există o mulțime de moduri de a interacționa cu ceilalți decât prin trimiterea unui e-mail. De unde știi când o situație justifică un punct de contact prin e-mail? Următoarele sunt câteva exemple în care poate doriți să trimiteți un e-mail de memento:

  • Un client întârzie la plata serviciului și vrei să-l ghiontești fără a deteriora relația.
  • Urmează un eveniment sau o întâlnire și trebuie să știți dacă persoana pe care ați invitat-o ​​participă.
  • Așteptați date sau informații de la un coleg sau partener și nu puteți continua cu o anumită lucrare fără ele.
  • Datoriți bani unui furnizor, dar nu îi puteți plăti până nu primiți o factură completă.
  • Cineva a ratat un termen limită sau unul se profilează și trebuie să fie conștient de persoana respectivă. .
  • Ați aplicat pentru un nou loc de muncă sau pentru o promovare și nu ați auzit nimic. Un e-mail de urmărire bine conceput îți poate arăta entuziasmul, dar nu vrei să fii prea insistent.

Desigur, există multe alte exemple de ce ar putea fi necesar să trimiteți un e-mail de memento, dar acea listă vă ajută să vă dați o idee despre situațiile potențiale în care vor fi necesare.

Când să trimiteți e-mailul de memento

Nu există un răspuns definitiv la această întrebare. Când alegeți să trimiteți un e-mail de memento depinde foarte mult de circumstanțele individuale. De exemplu, dacă este vorba despre o plată scadentă, atunci ați trimite în mod normal e-mailul în prima zi lucrătoare după ce plata ar fi trebuit să fie efectuată și acea regulă ar putea fi valabilă și pentru un termen limită ratat.

Dacă așteptați informații sau date pentru a continua cu o sarcină, atunci ar trebui să fiți conștient de orice termen limită pe care îl aveți și de cât timp va dura pentru a finaliza sarcina. Pentru e-mailurile legate de locuri de muncă, puteți alege să așteptați până când a trecut o perioadă semnificativă de la orice interviu sau orice cronologie menționată de potențialul angajator.

Poate mai puțin important decât atunci când spui ceva este ceea ce spui și cum îl spui. Acest lucru este valabil atât pentru e-mailurile de informare prin e-mail, cât și pentru e-mailurile de memento. Deci, cum creezi acel e-mail de memento perfect?

4 elemente pentru scrierea unui e-mail de memento politicos

Prima și cea mai importantă regulă este să vă asigurați că în niciun moment e-mailul dvs. nu devine agresiv sau amenințător, chiar dacă urmăriți o plată. Deși doriți să includeți un element de fermitate, aceasta ar trebui făcută într-un mod politicos și prietenos.

Deși vrei ca persoana să ia măsuri, nu vrei ca ea să fie enervată de tonul tău. Fiecare e-mail de memento pe care îl trimiteți trebuie să fie clar și amabil. Doriți ca destinatarul să facă acțiunea dorită în loc să vă ignore e-mailul. Cele mai bune mementouri prin e-mail au aceste patru elemente de bază:

1. Linia de subiect al e-mailului

Trebuie să rețineți că acesta este primul lucru pe care îl va vedea destinatarul, iar subiectul e-mailului bine gândit este ceea ce îi face pe oameni să deschidă un e-mail. În mod ideal, doriți ca subiectul să fie personalizat, relevant pentru conținut și să ofere sentimentul de urgență pe care îl doriți.

Gândește-te la e-mailurile pe care le primești în fiecare zi, atât de la expeditori necunoscuți, cât și de la oameni pe care îi cunoști. Ce te face să deschizi instantaneu un e-mail sau să-l prioritizezi? Identificarea acestor caracterizări vă poate ghida asupra cum ar trebui să arate subiectul. Aici sunt cateva exemple:

  • Memento rapid despre datele solicitate
  • Încă mai trebuie un RSVP pentru evenimentul de pe 5. Vii?
  • Urmăriți interviul meu din 9.
  • Amintiți-vă că raportul urmează să fie transmis pe 12.

2. Salutare

Modul în care salutați pe cineva poate da tonul pentru restul e-mailului dvs. De asemenea, ar trebui să vă gândiți care este relația dvs. cu receptorul și dacă salutul dvs. ar trebui să fie formal sau informal. De exemplu, „Stimate domnule/doamnă” este extrem de formal și, cu excepția cazului în care organizația dvs. îl folosește în mod normal atunci când are de-a face cu clienții, aș recomanda să nu mergeți pe această cale.

Un simplu salut și numele persoanei ar trebui să fie suficiente. Dar orice ai face, include întotdeauna un salut. A intra direct în corpul e-mailului ar putea fi nepoliticos și prea dornic.

3. Corp și Cerere

Acum vine partea importantă în care furnizați motivul și contextul pentru e-mailul dvs. Din nou, nu contează cât de frustrat sau enervat ești de eventualele întârzieri; păstrați corpul e-mailului dvs. prietenos și politicos. Ar putea exista numeroase motive pentru care persoana nu a răspuns, iar lipsa de răspuns ar putea avea o explicație rezonabilă.

Puteți fie să includeți solicitarea în corpul inițial al e-mailului, fie să o aveți ca o secțiune de urmărire. Iată câteva exemple despre cum să-ți redactezi e-mailul:

  • Inca astept factura lui May de la tine. Vă rugăm să-l trimiteți când puteți; în caz contrar, nu pot emite plata.
  • Urmăresc doar informațiile pe care le-am trimis săptămâna trecută. Mai ești interesat?
  • Ați putea vă rog să trimiteți datele solicitate, ideal până vineri? Trebuie să planific și să scriu raportul, care este datorat clientului până marțea viitoare.
  • Doar o amintire despre evenimentul nostru din 24. Veți putea participa? Ne-ar plăcea să te vedem. Vă rugăm să răspundeți dacă ne vedem acolo!
  • Pentru ședința departamentală planificată pe 2, ați putea trimite, vă rog, orice subiecte pe care doriți să le discutați până la sfârșitul săptămânii?

4. Închidere

La fel ca salutările, semnele sunt importante de inclus, deoarece neglijarea lor te poate face să fii nepoliticos sau supărat.

Odată cu semnarea dvs., doriți să păstrați același ton prietenos și politicos pe care l-ați folosit pe tot parcursul e-mailului. Puteți include un ultim memento blând despre ceea ce aveți nevoie și pot exista două secțiuni la semnarea dvs.: o închidere și un rămas bun. Exemplele din prima secțiune pot include:

  • Multumesc anticipat pentru informatiile solicitate.
  • Sper să ne vedem pe 31!
  • Multumesc anticipat pentru livrarea prompta a produselor.
  • Astept raspunsul tau.

Îndrumările reale pot fi scurte și dulci, dar totuși politicoase:

  • Mulțumesc din nou,
  • Cel mai bun,
  • Vorbim curand,

The Takeaway

O bună comunicare în afaceri ar trebui să fie o bază pentru modul în care lucrați, iar asta include marketingul prin e-mail și sensibilizarea.

Indiferent dacă trimiteți un e-mail unui coleg, un client sau un prospect de vânzări, ar trebui să fiți întotdeauna politicos, indiferent cât de frustrat v-ați simți de lipsa de răspuns. Folosiți sfaturile oferite mai sus pentru a vă păstra calmul și pentru a urmări într-un mod adecvat pentru a vă ajuta să obțineți răspunsul pe care îl căutați.

Biografia autorului

Richard Conn este director senior pentru Generarea cererii la 8×8, o platformă de comunicare de top cu un centru de contact integrat, voce, video și funcționalitate de chat. De asemenea, este furnizorul celor mai bune sisteme de telefonie cloud pentru întreprinderile mici . Richard este un lider de marketing digital analitic și orientat spre rezultate, cu o experiență de realizare a îmbunătățirilor majore ale rentabilității investiției în medii B2B competitive, cu ritm rapid. Richard Conn a publicat și articole pentru domenii precum ZoomShift și Upside. Consultați-i LinkedIn.