E-mails de lembrete: como criar educadamente um e-mail de alerta em todas as situações

Não há nada mais irritante do que esperar, especialmente pela ação de outra pessoa em uma situação de trabalho. A ação ou resposta que você está esperando pode afetar o trabalho que você está fazendo e você pode se encontrar em um impasse até que essa pessoa tome uma atitude ou lhe envie as informações de que você precisa.

Nessas situações, é tentador ficar com raiva e mostrar essa raiva na esperança de que ela produza uma reviravolta mais rápida. No entanto, ser profissional significa mostrar respeito no local de trabalho e encontrar uma maneira de lembrar educadamente seu colega de seu pedido de ação ou informação.

Existem muitos tipos diferentes de e-mails por aí. Mas os e-mails de lembrete são únicos, pois podem ser internos e externos. Enviar e-mails de lembrete para colegas não é incomum, assim como enviar e-mails de lembrete para clientes em potencial de vendas ao solicitar que eles revisem um contrato, baixem um conteúdo ou se inscrevam em seu webinar .

Não importa a situação, qualquer lembrete ou e-mail de incentivo deve ser amigável, mas firme, mantendo o profissionalismo e a polidez que mencionamos. Então, como você deve criar um e-mail educado que incite a pessoa a responder? Leia mais para descobrir.

Por que você precisaria enviar um e-mail de lembrete?

Há muitas situações em que um e-mail de lembrete pode ser necessário. No entanto, nunca estivemos mais conectados do que estamos agora, e há várias maneiras de interagir com outras pessoas do que enviando um e-mail. Como você sabe quando uma situação justifica um ponto de contato de e-mail? Veja a seguir alguns exemplos em que você pode enviar um e-mail de lembrete:

• Um cliente está atrasado no pagamento do serviço e você deseja cutucá-lo sem prejudicar o relacionamento.
• Há um próximo evento ou reunião e você precisa saber se a pessoa que você convidou está participando.
• Você está aguardando dados ou informações de um colega ou parceiro e não pode prosseguir com um determinado trabalho sem ele.
• Você deve dinheiro a um fornecedor, mas não pode pagá-lo até receber uma fatura completa.
• Alguém perdeu um prazo, ou um está se aproximando, e você precisa que a pessoa esteja ciente. .
• Você se candidatou a um novo emprego ou a uma promoção e não ouviu nada. Um e-mail de acompanhamento bem elaborado pode mostrar seu entusiasmo, mas você não quer ser muito insistente.

Claro, existem muitos outros exemplos de por que você pode precisar enviar um e-mail de lembrete, mas essa lista ajuda a dar uma ideia de possíveis situações em que eles serão necessários.

Quando enviar seu e-mail de lembrete

Não há uma resposta definitiva para esta pergunta. Quando você escolhe enviar um e-mail de lembrete, depende muito das circunstâncias individuais. Por exemplo, se for referente a um pagamento devido, você normalmente enviaria o e-mail no primeiro dia útil após o pagamento e essa regra também pode valer para um prazo perdido.

Se você estiver aguardando informações ou dados para prosseguir com uma tarefa, deve estar ciente de qualquer prazo que tenha e quanto tempo levará para concluir a tarefa. Para e-mails relacionados ao trabalho, você pode optar por esperar até que um período significativo tenha decorrido desde qualquer entrevista ou qualquer cronograma mencionado pelo potencial empregador.

Talvez menos importante do que quando você diz algo é o que você diz e como você diz. Isso vale tanto para a divulgação por e-mail quanto para os e-mails de lembrete. Então, como você cria aquele e-mail de lembrete perfeito?

4 elementos para escrever um e-mail de lembrete educado

A primeira e mais importante regra é garantir que em nenhum momento seu e-mail pareça agressivo ou ameaçador, mesmo se você estiver perseguindo um pagamento. Embora você queira incluir um elemento de firmeza, isso deve ser feito de maneira educada e amigável.

Embora você queira que a pessoa tome uma atitude, você não quer que ela se aborreça com o seu tom. Cada e-mail de lembrete que você enviar deve ser claro e gentil. Você deseja que seu destinatário execute a ação desejada em vez de ignorar seu e-mail. Os melhores lembretes de e-mail têm estes quatro elementos principais:

1. Linha de assunto do e-mail

Você precisa lembrar que esta é a primeira coisa que o destinatário verá, e uma linha de assunto de e-mail bem pensada é o que faz as pessoas abrirem um e-mail. Idealmente, você deseja que a linha de assunto seja personalizada, relevante para o conteúdo e dê a sensação de urgência desejada.

Pense nos e-mails que você recebe todos os dias, tanto de remetentes desconhecidos quanto de pessoas que você conhece. O que faz você abrir um e-mail instantaneamente ou priorizá-lo? Identificar essas caracterizações pode orientá-lo sobre como deve ser sua linha de assunto. aqui estão alguns exemplos:

• Lembrete rápido sobre os dados solicitados
• Ainda preciso de um RSVP para o evento do dia 5. Você está vindo?
• Acompanhe minha entrevista no dia 9.
• Lembre-se de que o relatório deve ser entregue no dia 12.

2. Saudação

A forma como você cumprimenta alguém pode definir o tom do restante do seu e-mail. Você também deve pensar em qual é o seu relacionamento com o receptor e se sua saudação deve ser formal ou informal. Por exemplo, “Prezado senhor/senhora” é extremamente formal e, a menos que seja o que sua organização normalmente usa ao lidar com clientes, eu recomendo não seguir esse caminho.

Um simples oi e o nome da pessoa devem ser suficientes. Mas faça o que fizer, sempre inclua uma saudação. Entrar direto no corpo do e-mail pode parecer indelicado e ansioso demais.

3. Corpo e Solicitação

Agora vem a parte importante em que você fornece o motivo e o contexto do seu e-mail. Novamente, não importa quão frustrado ou aborrecido você esteja com os atrasos; mantenha o corpo do seu e-mail amigável e educado. Pode haver inúmeras razões pelas quais a pessoa não respondeu, e a falta de resposta pode ter uma explicação razoável.

Você pode incluir sua solicitação no corpo inicial do e-mail ou tê-la como uma seção de acompanhamento. Aqui estão alguns exemplos de como redigir seu e-mail:

• Ainda estou aguardando a fatura de maio sua. Por favor, envie-o quando puder; caso contrário, não posso emitir o pagamento.
• Apenas seguindo as informações que enviei na semana passada. Você ainda está interessado?
• Você poderia enviar os dados solicitados, de preferência até sexta-feira? Eu tenho que planejar e escrever o relatório, que deve ser entregue ao cliente na próxima terça-feira.
• Apenas um lembrete sobre o nosso evento no dia 24. Você vai poder comparecer? Adoraríamos vê-lo. Por favor, RSVP se nos vemos lá!
• Para a reunião departamental planejada para o dia 2, você poderia enviar quaisquer itens que deseja discutir até o final da semana?

4. Desconectando

Assim como as saudações, é importante incluir as assinaturas, pois negligenciá-las pode fazer você parecer indelicado ou irritado.

Com sua aprovação, você deseja manter o mesmo tom amigável e educado que usou em todo o seu e-mail. Você pode incluir um último lembrete gentil do que você precisa e pode haver duas seções para sua aprovação: um fechamento e um adeus real. Exemplos da primeira seção podem incluir:

• Desde já agradeço as informações solicitadas.
• Espero vocês no dia 31!
• Desde já agradecemos a pronta entrega dos produtos.
• Ansioso por sua resposta.

As despedidas reais podem ser curtas e doces, mas ainda assim educadas:

• Obrigado novamente,
• melhor,
• Fale logo,

O take-away

Uma boa comunicação comercial deve ser a base de como você trabalha, e isso inclui seu marketing e divulgação por e-mail .

Esteja você enviando um e-mail a um colega, cliente ou prospecto de vendas, você deve sempre ser educado, não importa o quão frustrado você possa se sentir com a falta de resposta. Use as dicas oferecidas acima para ajudar a manter a calma e faça o acompanhamento de maneira apropriada para ajudá-lo a obter a resposta que procura.

Biografia do autor

Richard Conn é o Diretor Sênior de Geração de Demanda na 8×8, uma plataforma de comunicação líder com um contact center integrado, voz, vídeo e funcionalidade de bate-papo. É também o fornecedor dos melhores sistemas de telefonia em nuvem para pequenas empresas. Richard é um líder de marketing digital analítico e orientado a resultados com um histórico de alcançar grandes melhorias de ROI em ambientes B2B competitivos e acelerados. Richard Conn também publicou artigos para domínios como ZoomShift e Upside. Confira o LinkedIn dele.