Erinnerungs-E-Mails: Wie man in jeder Situation höflich eine Nudge-E-Mail erstellt

Nichts ist ärgerlicher, als zu warten, insbesondere in einer Arbeitssituation auf Maßnahmen von jemand anderem. Die Aktion oder Reaktion, auf die Sie warten, könnte sich auf Ihre Arbeit auswirken, und Sie könnten sich in einer Sackgasse befinden, bis diese Person Maßnahmen ergreift oder Ihnen die benötigten Informationen sendet.

In solchen Situationen ist es verlockend, wütend zu werden und diese Wut in der Hoffnung zu zeigen, dass sie eine schnellere Wende bringt. Professionell zu sein bedeutet jedoch, am Arbeitsplatz Respekt zu zeigen und einen Weg zu finden, Ihren Kollegen höflich an Ihre Bitte um Maßnahmen oder Informationen zu erinnern.

Es gibt viele verschiedene Arten von E-Mails . Erinnerungs-E-Mails sind jedoch insofern einzigartig, als sie sowohl intern als auch extern sein können. Das Versenden von Erinnerungs-E-Mails an Kollegen ist nicht ungewöhnlich, ebenso wie das Versenden von Erinnerungs-E-Mails an potenzielle Kunden, wenn sie sie bitten, einen Vertrag zu überprüfen, einen Inhalt herunterzuladen oder sich für Ihr Webinar anzumelden .

Unabhängig von der Situation sollte jede Erinnerungs- oder Schubs-E-Mail freundlich, aber bestimmt sein und gleichzeitig die erwähnte Professionalität und Höflichkeit beibehalten. Wie sollten Sie also eine höfliche E-Mail erstellen, die die Person zu einer Antwort auffordert? Lesen Sie weiter, um es herauszufinden.

Warum sollten Sie eine Erinnerungs-E-Mail senden?

Es gibt viele Situationen, in denen eine Erinnerungs-E-Mail erforderlich sein kann. Wir waren jedoch noch nie so verbunden wie jetzt, und es gibt unzählige Möglichkeiten, mit anderen zu interagieren, außer durch das Senden einer E-Mail. Woher wissen Sie, wann eine Situation einen E-Mail-Kontaktpunkt rechtfertigt? Im Folgenden finden Sie einige Beispiele, in denen Sie möglicherweise eine Erinnerungs-E-Mail senden möchten:

• Ein Kunde kommt mit der Servicezahlung in Verzug und Sie möchten ihn anstupsen, ohne die Beziehung zu schädigen.
• Es steht eine bevorstehende Veranstaltung oder Besprechung an und Sie müssen wissen, ob die von Ihnen eingeladene Person daran teilnimmt.
• Sie warten auf Daten oder Informationen von einem Kollegen oder Partner und können ohne diese mit einer bestimmten Arbeit nicht fortfahren.
• Sie schulden einem Lieferanten Geld, können es aber erst bezahlen, wenn Sie eine vollständige Rechnung erhalten haben.
• Jemand hat eine Deadline verpasst oder es droht eine, und Sie müssen die Person darauf aufmerksam machen. .
• Sie haben sich auf eine neue Stelle oder eine Beförderung beworben und nichts gehört. Eine gut gestaltete Follow-up-E-Mail kann Ihren Enthusiasmus zeigen, aber Sie sollten nicht zu aufdringlich sein.

Natürlich gibt es viele weitere Beispiele dafür, warum Sie möglicherweise eine Erinnerungs-E-Mail senden müssen, aber diese Liste hilft Ihnen, eine Vorstellung von möglichen Situationen zu bekommen, in denen sie benötigt werden.

Wann Sie Ihre Erinnerungs-E-Mail senden sollten

Auf diese Frage gibt es keine endgültige Antwort. Wann Sie sich für den Versand einer Erinnerungs-E-Mail entscheiden, hängt stark von den individuellen Umständen ab. Wenn es sich beispielsweise um eine fällige Zahlung handelt, senden Sie die E-Mail normalerweise am ersten Werktag, nachdem die Zahlung hätte erfolgen sollen, und diese Regel könnte auch für eine versäumte Frist gelten.

Wenn Sie auf Informationen oder Daten warten, um mit einer Aufgabe fortzufahren, sollten Sie sich bewusst sein, welche Frist Sie haben und wie lange es dauern wird, die Aufgabe abzuschließen. Bei berufsbezogenen E-Mails können Sie abwarten, bis ein erheblicher Zeitraum seit einem Vorstellungsgespräch oder einem vom potenziellen Arbeitgeber genannten Zeitplan vergangen ist.

Vielleicht weniger wichtig, als wenn Sie etwas sagen, ist, was Sie sagen und wie Sie es sagen. Dies gilt sowohl für E-Mail-Outreach- als auch für Erinnerungs-E-Mails. Also, wie erstellen Sie die perfekte Erinnerungs-E-Mail?

4 Elemente zum Schreiben einer höflichen Erinnerungs-E-Mail

Die erste und wichtigste Regel ist sicherzustellen, dass Ihre E-Mail zu keinem Zeitpunkt aggressiv oder bedrohlich wirkt, selbst wenn Sie einer Zahlung nachjagen. Auch wenn Sie ein gewisses Maß an Festigkeit einbauen möchten, sollte dies auf höfliche und freundliche Weise erfolgen.

Du willst zwar, dass die Person etwas unternimmt, aber du willst nicht, dass sie sich über deinen Ton ärgert. Jede Erinnerungs-E-Mail, die Sie senden, sollte klar und freundlich sein. Sie möchten, dass Ihr Empfänger die gewünschte Aktion ausführt, anstatt Ihre E-Mail zu ignorieren. Die besten E-Mail-Erinnerungen haben diese vier Kernelemente:

1. E-Mail-Betreffzeile

Sie müssen bedenken, dass dies das erste ist, was der Empfänger sieht, und eine gut durchdachte E- Mail-Betreffzeile ist es, die Menschen dazu bringt, eine E-Mail zu öffnen. Idealerweise möchten Sie, dass die Betreffzeile personalisiert ist, für den Inhalt relevant ist und das gewünschte Gefühl der Dringlichkeit vermittelt.

Denken Sie an die E-Mails, die Sie jeden Tag erhalten, sowohl von unbekannten Absendern als auch von Personen, die Sie kennen. Warum öffnen Sie eine E-Mail sofort oder priorisieren sie? Die Identifizierung dieser Charakterisierungen kann Ihnen dabei helfen, wie Ihre Betreffzeile aussehen sollte. Hier sind einige Beispiele:

• Schnelle Erinnerung an die angeforderten Daten
• Benötige noch eine RSVP für die Veranstaltung am 5. Kommst du?
• Folgen Sie meinem Interview am 9.
• Erinnerung, dass der Bericht am 12. fällig ist.

2. Begrüßung

Wie Sie jemanden begrüßen, kann den Ton für den Rest Ihrer E-Mail bestimmen. Sie sollten auch darüber nachdenken, wie Ihre Beziehung zum Empfänger ist und ob Ihre Begrüßung formell oder informell sein sollte. Zum Beispiel ist „Sehr geehrte Damen und Herren“ äußerst förmlich, und ich würde empfehlen, diesen Weg nicht zu gehen, es sei denn, Ihre Organisation verwendet dies normalerweise im Umgang mit Kunden.

Ein einfaches Hallo und der Name der Person sollten ausreichen. Aber was auch immer Sie tun, fügen Sie immer eine Begrüßung hinzu. Direkt in den Text der E-Mail einzudringen, könnte unhöflich und zu eifrig wirken.

3. Körper und Anfrage

Jetzt kommt der wichtige Teil, in dem Sie den Grund und Kontext für Ihre E-Mail angeben. Auch hier spielt es keine Rolle, wie frustriert oder verärgert Sie über Verzögerungen sind; Halten Sie den Text Ihrer E-Mail freundlich und höflich. Es kann zahlreiche Gründe geben, warum die Person nicht geantwortet hat, und eine fehlende Antwort könnte eine vernünftige Erklärung haben.

Sie können Ihre Anfrage entweder in den Anfangstext der E-Mail aufnehmen oder sie als Folgeabschnitt haben. Hier sind einige Beispiele für die Formulierung Ihrer Mail:

• Ich warte immer noch auf Mays Rechnung von Ihnen. Bitte schicken Sie es, wenn Sie können; Andernfalls kann ich keine Zahlung veranlassen.
• Ich folge nur den Informationen, die ich letzte Woche geschickt habe. Haben sie noch Interesse?
• Könnten Sie bitte die angeforderten Daten, idealerweise bis Freitag, zusenden? Ich muss den Bericht planen und schreiben, der bis nächsten Dienstag beim Auftraggeber ansteht.
• Nur zur Erinnerung an unsere Veranstaltung am 24. Werden Sie teilnehmen können? Wir würden uns freuen, Sie zu sehen. Bitte um RSVP, wenn wir uns dort sehen!
• Könnten Sie für die geplante Abteilungssitzung am 2. bitte alle Punkte zusenden, die Sie bis Ende der Woche besprechen möchten?

4. Abmeldung

Genau wie Grüße sind auch Abschiedsgrüße wichtig, da Sie unhöflich oder verärgert wirken können, wenn Sie sie vernachlässigen.

Bei Ihrer Abmeldung möchten Sie den gleichen freundlichen und höflichen Ton beibehalten, den Sie in Ihrer E-Mail verwendet haben. Sie können eine sanfte, letzte Erinnerung an das hinzufügen, was Sie brauchen, und Ihre Abmeldung kann zwei Abschnitte enthalten: einen Abschluss und einen tatsächlichen Abschied. Beispiele für den ersten Abschnitt können sein:

• Vielen Dank im Voraus für die angeforderten Informationen.
• Ich hoffe, wir sehen uns am 31.!
• Vielen Dank im Voraus für die prompte Lieferung der Produkte.
• Ich freue mich auf deine Antwort.

Tatsächliche Abmeldungen können kurz und bündig, aber dennoch höflich sein:

• Danke noch einmal,
• Am besten,
• Wir reden später,

Das wegnehmen

Gute Geschäftskommunikation sollte eine Grundlage für Ihre Arbeitsweise sein, und dazu gehören Ihr E-Mail-Marketing und Ihre Reichweite.

Egal, ob Sie einem Kollegen, Kunden oder Interessenten eine E-Mail schreiben, Sie sollten immer höflich sein, egal wie frustriert Sie über die fehlende Antwort sein mögen. Verwenden Sie die oben aufgeführten Tipps, um einen kühlen Kopf zu bewahren, und gehen Sie in geeigneter Weise nach, damit Sie die gewünschte Antwort erhalten.

Autor Bio

Richard Conn ist Senior Director for Demand Generation bei 8×8, einer führenden Kommunikationsplattform mit integriertem Contact Center, Sprach-, Video- und Chat-Funktionalität. Es ist auch der Anbieter der besten Cloud-Telefonsysteme für kleine Unternehmen. Richard ist ein analytischer und ergebnisorientierter digitaler Marketingleiter mit einer Erfolgsbilanz bei der Erzielung erheblicher ROI-Verbesserungen in schnelllebigen, wettbewerbsorientierten B2B-Umgebungen. Richard Conn veröffentlichte auch Artikel für Domänen wie ZoomShift und Upside. Schauen Sie sich sein LinkedIn an.