E-maile z przypomnieniem: jak grzecznie stworzyć wiadomość e-mail z ponagleniem w każdej sytuacji

Nie ma nic bardziej irytującego niż czekanie, zwłaszcza na działanie kogoś innego w sytuacji pracy. Działanie lub odpowiedź, na którą czekasz, może wpłynąć na twoją pracę i możesz znaleźć się w impasie, dopóki ta osoba nie podejmie działań lub prześle ci potrzebne informacje.

W takich sytuacjach kuszące jest wpadanie w gniew i okazywanie tego gniewu w nadziei, że przyniesie szybszy zwrot. Jednak profesjonalizm oznacza okazywanie szacunku w miejscu pracy i znalezienie sposobu, by grzecznie przypomnieć współpracownikowi o prośbie o podjęcie działania lub udzielenie informacji.

Istnieje wiele różnych rodzajów e-maili . Ale e-maile z przypomnieniem są wyjątkowe, ponieważ mogą być zarówno wewnętrzne, jak i zewnętrzne. Wysyłanie wiadomości e-mail z przypomnieniem do współpracowników nie jest niczym niezwykłym, podobnie jak wysyłanie wiadomości e-mail z przypomnieniem do potencjalnych klientów , gdy proszą ich o zapoznanie się z umową, pobranie treści lub zapisanie się na Twój webinar .

Bez względu na sytuację, każdy e-mail z przypomnieniem lub szturchnięciem powinien być przyjazny, ale stanowczy, zachowując profesjonalizm i uprzejmość, o których wspomnieliśmy. Jak więc stworzyć uprzejmego e-maila, który zachęci daną osobę do odpowiedzi? Czytaj dalej, aby się dowiedzieć.

Dlaczego musisz wysłać e-mail z przypomnieniem?

Istnieje wiele sytuacji, w których może być potrzebny e-mail z przypomnieniem. Jednak nigdy nie byliśmy bardziej połączeni niż teraz, a jest mnóstwo sposobów na interakcję z innymi niż wysyłanie wiadomości e-mail. Skąd wiesz, kiedy sytuacja wymaga kontaktu z pocztą e-mail? Oto kilka przykładów, w których możesz chcieć wysłać e-mail z przypomnieniem:

• Klient spóźnia się z płatnością za usługę i chcesz go popchnąć bez szkody dla relacji.
• Zbliża się wydarzenie lub spotkanie i musisz wiedzieć, czy osoba, którą zaprosiłeś, uczestniczy.
• Czekasz na dane lub informacje od współpracownika lub partnera i bez nich nie możesz kontynuować pracy.
• Jesteś winien dostawcy pieniądze, ale nie możesz ich zapłacić, dopóki nie otrzymasz pełnej faktury.
• Ktoś nie dotrzymał terminu lub jeden się zbliża i musisz być świadomy. .
• Ubiegałeś się o nową pracę lub o awans i nic nie słyszałeś. Dobrze przygotowany e-mail uzupełniający może pokazać Twój entuzjazm, ale nie chcesz być zbyt nachalny.

Oczywiście istnieje wiele innych przykładów tego, dlaczego może być konieczne wysłanie e-maila z przypomnieniem, ale ta lista pomaga dać ci wyobrażenie o potencjalnych sytuacjach, w których będą one potrzebne.

Kiedy wysłać e-mail z przypomnieniem

Nie ma ostatecznej odpowiedzi na to pytanie. To, kiedy zdecydujesz się wysłać e-mail z przypomnieniem, zależy w dużej mierze od indywidualnych okoliczności. Na przykład, jeśli dotyczy należnej płatności, zwykle wysyłasz wiadomość e-mail w pierwszym dniu roboczym po tym, jak płatność powinna była zostać dokonana, a reguła ta może również obowiązywać w przypadku przekroczenia terminu.

Jeśli czekasz na informacje lub dane, aby kontynuować zadanie, powinieneś być świadomy, jaki masz termin i ile czasu zajmie wykonanie zadania. W przypadku e-maili związanych z pracą możesz poczekać, aż upłynie znaczny okres od jakiejkolwiek rozmowy kwalifikacyjnej lub dowolnego harmonogramu wymienionego przez potencjalnego pracodawcę.

Być może mniej ważne niż to, co mówisz, jest to, co mówisz i jak to mówisz. Dotyczy to zarówno e-maili o zasięgu e -mail, jak i e-maili z przypomnieniami. Jak więc stworzyć idealny e-mail z przypomnieniem?

4 elementy do napisania uprzejmego e-maila z przypomnieniem

Pierwszą i najważniejszą zasadą jest upewnienie się, że Twój e-mail w żadnym momencie nie stanie się agresywny lub groźny, nawet jeśli poszukujesz płatności. Chociaż chcesz dodać element jędrności, należy to zrobić w uprzejmy i przyjazny sposób.

Chociaż chcesz, aby osoba podjęła działanie, nie chcesz, aby była zirytowana twoim tonem. Każdy wysłany e-mail z przypomnieniem powinien być jasny i uprzejmy. Chcesz, aby odbiorca wykonał żądane działanie zamiast ignorować Twój e-mail. Najlepsze przypomnienia e-mailowe mają te cztery podstawowe elementy:

1. Wiersz tematu wiadomości e-mail

Musisz pamiętać, że to pierwsza rzecz, którą zobaczy odbiorca, a dobrze przemyślany temat wiadomości e-mail jest tym, co sprawia, że ​​ludzie otwierają e-maile. Najlepiej byłoby, gdyby wiersz tematu był spersonalizowany, dopasowany do treści i dawał poczucie pilności, której chcesz.

Pomyśl o e-mailach, które otrzymujesz każdego dnia, zarówno od nieznanych nadawców, jak i od osób, które znasz. Co sprawia, że ​​natychmiast otwierasz wiadomość e-mail lub nadajesz jej priorytet? Zidentyfikowanie tych charakterystyk może pomóc ci w ustaleniu, jak powinien wyglądać twój temat. Oto kilka przykładów:

• Szybkie przypomnienie o żądanych danych
• Nadal potrzebujesz RSVP na wydarzenie w dniu 5. Idziesz?
• Kontynuacja mojego wywiadu 9-go.
• Przypomnij, że termin upływa 12 dnia.

2. Powitanie

Sposób, w jaki kogoś witasz, może nadać ton pozostałej części e-maila. Powinieneś także zastanowić się, jakie są twoje relacje z odbiorcą i czy twoje powitanie powinno być formalne czy nieformalne. Na przykład „Szanowny Panie/Szanowna Pani” jest niezwykle formalny i chyba że Twoja organizacja zwykle używa tego w kontaktach z klientami, radzę nie iść tą drogą.

Powinno wystarczyć proste cześć i nazwisko osoby. Ale cokolwiek robisz, zawsze dołączaj powitanie. Dostanie się bezpośrednio do treści e-maila może okazać się niegrzeczne i zbyt gorliwe.

3. Ciało i prośba

Teraz nadchodzi ważna część, w której podajesz powód i kontekst swojego e-maila. Ponownie, nie ma znaczenia, jak bardzo jesteś sfrustrowany lub zirytowany jakimikolwiek opóźnieniami; utrzymuj treść wiadomości e-mail przyjazną i uprzejmą. Może istnieć wiele powodów, dla których dana osoba nie odpowiedziała, a brak odpowiedzi może mieć rozsądne wytłumaczenie.

Możesz dołączyć swoją prośbę do początkowej treści wiadomości e-mail lub mieć ją jako sekcję uzupełniającą. Oto kilka przykładów, jak sformułować swoją pocztę:

• Nadal czekam na fakturę od May. Prześlij go, kiedy możesz; w przeciwnym razie nie mogę dokonać płatności.
• Po prostu kontynuuję informacje, które wysłałem w zeszłym tygodniu. Czy nadal jesteś zainteresowany?
• Czy możesz przesłać wymagane dane, najlepiej do piątku? Muszę zaplanować i napisać raport, który należy do klienta do następnego wtorku.
• Przypominam tylko o naszym wydarzeniu w dniu 24. Czy będziesz mógł uczestniczyć? Chętnie Cię zobaczymy. Proszę RSVP, jeśli cię tam zobaczymy!
• Na zaplanowane spotkanie departamentu w dniu 2, czy mógłbyś przesłać jakieś punkty, które chciałbyś omówić do końca tygodnia?

4. Wylogowanie

Podobnie jak pozdrowienia, ważne jest dołączenie podpisów, ponieważ ich zaniedbanie może sprawić, że poczujesz się niegrzeczny lub zły.

Z podpisem chcesz zachować ten sam przyjazny i uprzejmy ton, którego używałeś w swojej wiadomości e-mail. Możesz dołączyć delikatne, ostatnie przypomnienie o tym, czego potrzebujesz, a do podpisania mogą być dwie sekcje: zamknięcie i faktyczne pożegnanie. Przykłady pierwszej sekcji mogą obejmować:

• Z góry dziękuję za wymagane informacje.
• Do zobaczenia 31-go!
• Z góry dziękujemy za szybką dostawę produktów.
• Nie mogę się doczekać twojej odpowiedzi.

Rzeczywiste podpisy mogą być krótkie i słodkie, ale nadal grzeczne:

• Dzięki jeszcze raz,
• To, co najlepsze,
• Porozmawiamy wkrótce,

Na wynos

Dobra komunikacja biznesowa powinna być podstawą Twojej pracy, w tym marketingu e-mailowego i zasięgu.

Niezależnie od tego, czy wysyłasz wiadomość e-mail do współpracownika, klienta, czy potencjalnego klienta, zawsze powinieneś być uprzejmy, bez względu na to, jak bardzo jesteś sfrustrowany brakiem odpowiedzi. Skorzystaj z podanych powyżej wskazówek, aby zachować spokój i we właściwy sposób, aby uzyskać odpowiedź, której szukasz.

Biografia autora

Richard Conn jest starszym dyrektorem ds. generowania popytu w 8×8, wiodącej platformie komunikacyjnej ze zintegrowanym centrum kontaktowym, funkcjami głosu, wideo i czatu. Jest także dostawcą najlepszych systemów telefonicznych w chmurze dla małych firm. Richard jest liderem marketingu cyfrowego nastawionego na analizy i wyniki, który ma doświadczenie w osiąganiu znacznej poprawy zwrotu z inwestycji w dynamicznych, konkurencyjnych środowiskach B2B. Richard Conn publikował również artykuły dla takich domen jak ZoomShift i Upside. Sprawdź jego LinkedIn.