E-mails de rappel : comment rédiger poliment un e-mail de rappel dans toutes les situations

Il n'y a rien de plus ennuyeux que d'attendre, surtout pour l'action de quelqu'un d'autre dans une situation de travail. L'action ou la réponse que vous attendez pourrait avoir un impact sur le travail que vous faites et vous pourriez vous retrouver dans une impasse jusqu'à ce que cette personne agisse ou vous envoie les informations dont vous avez besoin.

Dans ces situations, il est tentant de se mettre en colère et de montrer cette colère dans l'espoir qu'elle se transformera plus rapidement. Cependant, être professionnel signifie faire preuve de respect au travail et trouver un moyen de rappeler poliment à votre collègue votre demande d'action ou d'information.

Il existe de nombreux types d'e-mails différents . Mais les e-mails de rappel sont uniques en ce sens qu'ils peuvent être internes aussi bien qu'externes. L'envoi d'e-mails de rappel à des collègues n'est pas rare, ainsi que l'envoi d'e-mails de rappel aux prospects commerciaux lorsqu'ils leur demandent de revoir un contrat, de télécharger un contenu ou de s'inscrire à votre webinaire .

Quelle que soit la situation, tout e-mail de rappel ou de coup de pouce doit être amical mais ferme tout en conservant le professionnalisme et la politesse que nous avons mentionnés. Alors, comment rédiger un e-mail poli qui incitera la personne à répondre ? Continuez à lire pour le découvrir.

Pourquoi auriez-vous besoin d'envoyer un e-mail de rappel ?

Il existe de nombreuses situations où un e-mail de rappel peut être nécessaire. Cependant, nous n'avons jamais été aussi connectés qu'aujourd'hui, et il existe des tonnes de façons d'interagir avec les autres qu'en envoyant un e-mail. Comment savez-vous quand une situation justifie un point de contact par e-mail ? Voici quelques exemples dans lesquels vous pouvez envoyer un e-mail de rappel :

• Un client est en retard sur le paiement du service et vous souhaitez lui donner un coup de coude sans nuire à la relation.
• Il y a un événement ou une réunion à venir et vous devez savoir si la personne que vous avez invitée est présente.
• Vous attendez des données ou des informations d'un collègue ou d'un partenaire et vous ne pouvez pas poursuivre un travail particulier sans elles.
• Vous devez de l'argent à un fournisseur mais vous ne pouvez pas le payer tant que vous n'avez pas reçu une facture complète.
• Quelqu'un a manqué une échéance, ou une échéance se profile, et vous avez besoin que la personne soit au courant. .
• Vous avez postulé pour un nouvel emploi ou pour une promotion et n'avez rien entendu. Un e-mail de suivi bien conçu peut montrer votre enthousiasme, mais vous ne voulez pas être trop insistant.

Bien sûr, il existe de nombreux autres exemples de raisons pour lesquelles vous pourriez avoir besoin d'envoyer un e-mail de rappel, mais cette liste vous donne une idée des situations potentielles où ils seront nécessaires.

Quand envoyer votre e-mail de rappel

Il n'y a pas de réponse définitive à cette question. Le moment où vous choisissez d'envoyer un e-mail de rappel dépend beaucoup des circonstances individuelles. Par exemple, s'il s'agit d'un paiement dû, vous enverriez normalement l'e-mail le premier jour ouvrable après que le paiement aurait dû être effectué et cette règle pourrait également être valable pour un délai non respecté.

Si vous attendez des informations ou des données pour effectuer une tâche, vous devez être conscient de tout délai dont vous disposez et du temps qu'il vous faudra pour terminer la tâche. Pour les e-mails liés à l'emploi, vous pouvez choisir d'attendre qu'une période significative se soit écoulée depuis toute entrevue ou toute chronologie mentionnée par l'employeur potentiel.

Peut-être moins important que lorsque vous dites quelque chose est ce que vous dites et comment vous le dites. Cela est vrai pour les e- mails de sensibilisation et les e-mails de rappel. Alors, comment créez-vous cet e-mail de rappel parfait ?

4 éléments pour rédiger un e-mail de rappel poli

La première règle, et la plus importante, est de s'assurer qu'à aucun moment votre e-mail ne semble agressif ou menaçant, même si vous êtes à la recherche d'un paiement. Bien que vous souhaitiez inclure un élément de fermeté, cela doit être fait de manière polie et amicale.

Même si vous voulez que la personne agisse, vous ne voulez pas qu'elle soit ennuyée par votre ton. Chaque e-mail de rappel que vous envoyez doit être clair et aimable. Vous voulez que votre destinataire effectue l'action souhaitée au lieu d'ignorer votre e-mail. Les meilleurs rappels par e-mail comportent ces quatre éléments principaux :

1. Ligne d'objet de l'e-mail

Vous devez vous rappeler que c'est la première chose que le destinataire verra, et une ligne d'objet d'e-mail bien pensée est ce qui incite les gens à ouvrir un e-mail. Idéalement, vous souhaitez que la ligne d'objet soit personnalisée, pertinente par rapport au contenu et donne le sentiment d'urgence que vous souhaitez.

Pensez aux e-mails que vous recevez chaque jour, à la fois d'expéditeurs inconnus et de personnes que vous connaissez. Qu'est-ce qui vous fait ouvrir un e-mail instantanément ou le prioriser ? L'identification de ces caractérisations peut vous guider sur ce à quoi votre ligne d'objet devrait ressembler. Voici quelques exemples:

• Rappel rapide sur les données demandées
• Encore besoin d'un RSVP pour l'événement du 5. Viens-tu?
• Suite de mon entretien du 9.
• Rappel que le rapport doit être rendu le 12.

2. Salutation

La façon dont vous saluez quelqu'un peut donner le ton pour le reste de votre e-mail. Vous devez également réfléchir à votre relation avec le destinataire et si votre salutation doit être formelle ou informelle. Par exemple, "Cher monsieur/madame" est extrêmement formel et à moins que ce soit ce que votre organisation utilise normalement lorsqu'elle traite avec des clients, je vous recommande de ne pas emprunter cette voie.

Un simple salut et le nom de la personne devraient suffire. Mais quoi que vous fassiez, incluez toujours une salutation. Entrer directement dans le corps de l'e-mail pourrait sembler impoli et trop empressé.

3. Corps et demande

Vient maintenant la partie importante où vous fournissez la raison et le contexte de votre e-mail. Encore une fois, peu importe à quel point vous êtes frustré ou ennuyé par les retards; gardez le corps de votre e-mail amical et poli. Il pourrait y avoir de nombreuses raisons pour lesquelles la personne n'a pas répondu, et une absence de réponse pourrait avoir une explication raisonnable.

Vous pouvez soit inclure votre demande dans le corps initial du courrier, soit l'avoir comme section de suivi. Voici quelques exemples de la façon de rédiger votre courrier :

• J'attends toujours la facture de mai de votre part. Veuillez l'envoyer dès que vous le pouvez. sinon, je ne peux pas émettre de paiement.
• Je fais juste suite aux informations que j'ai envoyées la semaine dernière. Êtes vous toujours intéressé?
• Pourriez-vous s'il vous plaît envoyer les données demandées, idéalement d'ici vendredi ? Je dois planifier et rédiger le rapport, qui doit être remis au client d'ici mardi prochain.
• Juste un rappel sur notre événement du 24. Serez-vous en mesure d'y assister? Nous aimerions vous voir. S'il vous plaît RSVP si nous vous verrons là-bas!
• Pour la réunion départementale prévue le 2, pourriez-vous s'il vous plaît envoyer les éléments dont vous souhaitez discuter d'ici la fin de la semaine ?

4. Signature

Tout comme les salutations, les approbations sont importantes à inclure, car les négliger peut vous faire paraître impoli ou en colère.

Avec votre signature, vous souhaitez conserver le même ton amical et poli que vous avez utilisé tout au long de votre e-mail. Vous pouvez inclure un dernier rappel doux de ce dont vous avez besoin, et il peut y avoir deux sections à votre signature : une clôture et un véritable au revoir. Les exemples de la première section peuvent inclure :

• Merci d'avance pour les infos demandées.
• Au plaisir de vous voir le 31 !
• Merci d'avance pour la livraison rapide des produits.
• Dans l'attente de votre réponse.

Les approbations réelles peuvent être courtes et douces mais toujours polies :

• Merci encore,
• Meilleur,
• A bientôt,

Les plats à emporter

Une bonne communication d'entreprise devrait être la base de votre façon de travailler, et cela inclut votre marketing par e-mail et votre sensibilisation.

Que vous envoyiez un e-mail à un collègue, un client ou un prospect, vous devez toujours être poli, même si vous êtes frustré par l'absence de réponse. Utilisez les conseils proposés ci-dessus pour vous aider à garder votre sang-froid et faites un suivi approprié pour vous aider à obtenir la réponse que vous recherchez.

Biographie de l'auteur

Richard Conn est le directeur principal de la génération de la demande chez 8×8, une plate-forme de communication de premier plan avec un centre de contact intégré, des fonctionnalités vocales, vidéo et de chat. C'est également le fournisseur des meilleurs systèmes téléphoniques cloud pour les petites entreprises. Richard est un leader du marketing numérique analytique et axé sur les résultats avec une expérience dans la réalisation d'améliorations majeures du retour sur investissement dans des environnements B2B compétitifs et en évolution rapide. Richard Conn a également publié des articles pour des domaines tels que ZoomShift et Upside. Découvrez son LinkedIn.