อีเมลเตือนความจำ: วิธีสร้างอีเมลเตือนอย่างสุภาพในทุกสถานการณ์

ไม่มีอะไรน่ารำคาญไปกว่าการรอคอย โดยเฉพาะกับการกระทำของคนอื่นในสถานการณ์การทำงาน การกระทำหรือการตอบสนองที่คุณรออาจส่งผลกระทบต่องานที่คุณทำอยู่ และคุณอาจพบว่าตัวเองอยู่ในทางตันจนกว่าบุคคลนั้นจะดำเนินการหรือส่งข้อมูลที่คุณต้องการ

ในสถานการณ์เหล่านี้ เป็นการยั่วยวนให้โกรธและแสดงความโกรธนั้นโดยหวังว่ามันจะตอบสนองได้เร็วขึ้น อย่างไรก็ตาม การเป็นมืออาชีพหมายถึงการแสดงความเคารพในที่ทำงานและหาวิธีเตือนเพื่อนร่วมงานของคุณอย่างสุภาพถึงคำขอให้ดำเนินการหรือข้อมูลของคุณ

มี อีเมลหลายประเภท อยู่ที่นั่น แต่อีเมลเตือนความจำนั้นมีความพิเศษตรงที่สามารถใช้ได้ทั้งภายในและภายนอก การส่งอีเมลเตือนความจำถึงเพื่อนร่วมงานไม่ใช่เรื่องแปลก เช่นเดียวกับการส่งอีเมลเตือนความจำไปยัง ผู้มีแนวโน้มจะเป็น ลูกค้า เมื่อขอให้พวกเขาตรวจสอบสัญญา ดาวน์โหลดเนื้อหาบางส่วน หรือ สมัครเข้าร่วมการสัมมนาทางเว็บของ คุณ

ไม่ว่าสถานการณ์จะเป็นเช่นไร อีเมลเตือนความจำหรือสะกิดเตือนควรเป็นมิตรแต่มั่นคงในขณะที่ยังคงความเป็นมืออาชีพและความสุภาพที่เรากล่าวถึง ดังนั้น คุณควรสร้างอีเมลสุภาพที่จะกระตุ้นให้บุคคลตอบกลับอย่างไร อ่านต่อไปเพื่อหาข้อมูล.

ทำไมคุณต้องส่งอีเมลเตือนความจำ?

มีหลายสถานการณ์ที่อาจต้องใช้อีเมลเตือนความจำ อย่างไรก็ตาม เราไม่เคยเชื่อมต่อกันมากไปกว่าตอนนี้ และมีวิธีโต้ตอบกับผู้อื่นมากมายกว่าการส่งอีเมล คุณจะทราบได้อย่างไรว่าสถานการณ์ใดรับประกันจุดติดต่อทางอีเมล ต่อไปนี้คือตัวอย่างบางส่วนที่คุณอาจต้องการส่งอีเมลเตือนความจำ:

• ลูกค้าชำระค่าบริการล่าช้า และคุณต้องการกระตุ้นพวกเขาโดยไม่ทำลายความสัมพันธ์
• มี กิจกรรมหรือการประชุมที่จะเกิดขึ้น และคุณจำเป็นต้องรู้ว่าบุคคลที่คุณเชิญกำลังเข้าร่วมอยู่หรือไม่
• คุณกำลังรอข้อมูลหรือข้อมูลจากเพื่อนร่วมงานหรือหุ้นส่วน และไม่สามารถทำงานชิ้นใดชิ้นหนึ่งได้หากไม่มีข้อมูลดังกล่าว
• คุณเป็นหนี้เงินของซัพพลายเออร์แต่ไม่สามารถชำระเงินได้จนกว่าคุณจะได้รับใบแจ้งหนี้เต็มจำนวน
• มีคนพลาดกำหนดเวลาหรือกำลังใกล้เข้ามา และคุณต้องการให้บุคคลนั้นทราบ .
• คุณได้สมัครงานใหม่หรือเลื่อนตำแหน่งและไม่ได้ยินอะไรเลย อีเมลติดตามผลที่ออกแบบมาอย่างดีสามารถแสดงความกระตือรือร้นของคุณ แต่คุณไม่ต้องการที่จะเร่งรีบเกินไป

แน่นอนว่ายังมีตัวอย่างอีกมากมายว่าทำไมคุณจึงอาจต้องส่งอีเมลเตือนความจำ แต่รายการดังกล่าวจะช่วยให้คุณทราบถึงสถานการณ์ที่อาจจำเป็นต้องใช้

เมื่อใดควรส่งอีเมลเตือนความจำของคุณ

ไม่มีคำตอบที่ชัดเจนสำหรับคำถามนี้ เมื่อคุณเลือกที่จะส่งอีเมลเตือนความจำขึ้นอยู่กับสถานการณ์แต่ละอย่างเป็นอย่างมาก ตัวอย่างเช่น หากเป็นเรื่องเกี่ยวกับการชำระเงินที่ถึงกำหนด ปกติแล้วคุณจะส่งอีเมลในวันทำการแรกหลังจากชำระเงินแล้ว และกฎนั้นก็อาจมีกำหนดเวลาที่พลาดไปเช่นกัน

หากคุณกำลังรอข้อมูลหรือข้อมูลเพื่อดำเนินการกับงาน คุณควรตระหนักถึงกำหนดเวลาที่คุณมีและระยะเวลาที่ใช้ในการทำงานให้เสร็จ สำหรับอีเมลที่เกี่ยวข้องกับงาน คุณอาจเลือกที่จะรอจนกว่าช่วงเวลาสำคัญจะผ่านไปนับตั้งแต่การสัมภาษณ์หรือไทม์ไลน์ใดๆ ที่นายจ้างที่คาดหวังกล่าวถึง

บางทีสิ่งที่สำคัญน้อยกว่าเมื่อคุณพูดอะไรบางอย่างคือสิ่งที่คุณพูดและวิธีที่คุณพูด สิ่งนี้เป็นจริงสำหรับ การเข้าถึงอีเมล และอีเมลเตือนความจำ ดังนั้นคุณจะสร้างอีเมลเตือนความจำที่สมบูรณ์แบบได้อย่างไร

4 องค์ประกอบสำหรับการเขียนอีเมลเตือนความจำสุภาพ

กฎข้อแรกและสำคัญที่สุดคือการทำให้แน่ใจว่าอีเมลของคุณจะไม่ปรากฏเป็นเชิงรุกหรือคุกคาม แม้ว่าคุณจะไล่ตามการชำระเงินก็ตาม แม้ว่าคุณต้องการรวมองค์ประกอบของความแน่วแน่ แต่ก็ควรทำในลักษณะที่สุภาพและเป็นมิตร

แม้ว่าคุณจะต้องการให้บุคคลนั้นดำเนินการ แต่คุณก็ไม่ต้องการให้เขารำคาญน้ำเสียงของคุณ อีเมลเตือนความจำแต่ละฉบับที่คุณส่งควรมีความชัดเจนและสุภาพ คุณต้องการให้ผู้รับดำเนินการตามที่ต้องการแทนที่จะละเลยอีเมลของคุณ อีเมลเตือนความจำที่ดีที่สุดมีสี่องค์ประกอบหลักเหล่านี้:

1. หัวเรื่องอีเมล

คุณต้องจำไว้ว่านี่เป็นสิ่งแรกที่ผู้รับจะเห็น และ หัวเรื่องอีเมล ที่มีความคิดดี คือสิ่งที่ทำให้ผู้คนเปิดอีเมล ตามหลักการแล้ว คุณต้องการให้หัวเรื่องเป็นแบบส่วนตัว มีความเกี่ยวข้องกับเนื้อหา และให้ความรู้สึกเร่งด่วนที่คุณต้องการ

คิดถึงอีเมลที่คุณได้รับทุกวัน ทั้งจากผู้ส่งที่ไม่รู้จักและจากคนที่คุณรู้จัก อะไรทำให้คุณเปิดอีเมลทันทีหรือจัดลำดับความสำคัญของอีเมล การระบุลักษณะเฉพาะเหล่านี้สามารถแนะนำคุณว่าหัวเรื่องของคุณควรมีลักษณะอย่างไร นี่คือตัวอย่างบางส่วน:

• การแจ้งเตือนอย่างรวดเร็วเกี่ยวกับข้อมูลที่ร้องขอ
• ยังคงต้องการ RSVP สำหรับกิจกรรมในวันที่ 5 คุณกำลังมา?
• ติดตามการสัมภาษณ์ของฉันในวันที่ 9
• เตือนว่ารายงานจะครบกำหนดในวันที่ 12

2. ทักทาย

วิธีที่คุณทักทายใครซักคนสามารถกำหนดเสียงสำหรับอีเมลที่เหลือของคุณได้ คุณควรคิดด้วยว่าความสัมพันธ์ของคุณกับผู้รับเป็นอย่างไร และคำทักทายของคุณควรเป็นทางการหรือไม่เป็นทางการ ตัวอย่างเช่น “เรียน ท่าน/ท่านผู้หญิง” เป็นทางการอย่างยิ่ง และหากไม่ใช่สิ่งที่องค์กรของคุณมักใช้เมื่อติดต่อกับลูกค้า ฉันไม่แนะนำให้ไปเส้นทางนั้น

แค่สวัสดีและชื่อของบุคคลนั้นก็เพียงพอแล้ว แต่ไม่ว่าคุณจะทำอะไร ให้ใส่คำทักทายเสมอ การเข้าสู่เนื้อหาอีเมลโดยตรงอาจดูเหมือนไม่สุภาพและกระตือรือร้นเกินไป

3. ร่างกายและคำขอ

มาถึงส่วนสำคัญที่คุณให้เหตุผลและบริบทสำหรับอีเมลของคุณแล้ว อีกครั้ง ไม่สำคัญว่าคุณจะหงุดหงิดหรือรำคาญแค่ไหนจากความล่าช้า รักษาเนื้อหาในอีเมลของคุณให้เป็นมิตรและสุภาพ อาจมีสาเหตุหลายประการที่บุคคลนั้นไม่ตอบสนอง และการไม่ตอบสนองอาจมีคำอธิบายที่สมเหตุสมผล

คุณสามารถรวมคำขอของคุณในเนื้อหาเริ่มต้นของอีเมลหรือให้เป็นส่วนติดตามผลก็ได้ ต่อไปนี้คือตัวอย่างบางส่วนของวิธีเขียนข้อความในอีเมลของคุณ:

• ฉันยังคงรอใบแจ้งหนี้ของเมย์จากคุณ โปรดส่งมาเมื่อคุณสามารถ; มิฉะนั้น ฉันไม่สามารถชำระเงินได้
• แค่ติดตามข้อมูลที่ฉันส่งไปเมื่อสัปดาห์ที่แล้ว ยังสนใจอยู่ไหม?
• คุณช่วยกรุณาส่งข้อมูลที่ร้องขอภายในวันศุกร์ได้ไหม ฉันต้องวางแผนและเขียนรายงาน ซึ่งถึงกำหนดส่งลูกค้าภายในวันอังคารหน้า
• เป็นการเตือนความจำเกี่ยวกับงานของเราในวันที่ 24 คุณจะสามารถเข้าร่วมได้หรือไม่? เราชอบที่จะเห็นคุณ โปรดตอบกลับหากเราจะพบคุณที่นั่น!
• สำหรับการประชุมแผนกที่วางแผนไว้ในวันที่ 2 คุณช่วยกรุณาส่งรายการที่คุณต้องการหารือภายในสิ้นสัปดาห์ได้ไหม

4. การลงชื่อออก

เช่นเดียวกับการทักทาย การบอกเลิกก็มีความสำคัญเช่นกัน เนื่องจากการละเลยสิ่งเหล่านี้อาจทำให้คุณดูเหมือนไม่สุภาพหรือโกรธเคือง

เมื่อลงชื่อออกจากระบบ คุณต้องการรักษาน้ำเสียงที่เป็นมิตรและสุภาพแบบเดียวกับที่คุณใช้ตลอดอีเมล คุณสามารถใส่การเตือนความจำครั้งสุดท้ายอย่างอ่อนโยนถึงสิ่งที่คุณต้องการ และมีสองส่วนในการออกจากระบบ: การปิดและการบอกลาที่แท้จริง ตัวอย่างของส่วนแรกอาจรวมถึง:

• ขอขอบคุณล่วงหน้าสำหรับข้อมูลที่ร้องขอ
• หวังว่าจะได้พบคุณในวันที่ 31!
• ขอบคุณล่วงหน้าสำหรับการจัดส่งที่รวดเร็วของผลิตภัณฑ์
• รอคอยที่จะตอบกลับของคุณ

การลงชื่อออกจริงอาจสั้นและไพเราะแต่ยังคงสุภาพ:

• ขอบคุณอีกครั้ง,
• ดีที่สุด,
• คุยกันเร็วๆ

The Takeaway

การสื่อสารทางธุรกิจที่ดีควรเป็นรากฐานสำหรับวิธีการทำงานของคุณ ซึ่งรวมถึง การตลาดผ่านอีเมล และการขยายงานด้วย

ไม่ว่าคุณจะส่งอีเมลถึงเพื่อนร่วมงาน ลูกค้า หรือผู้มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้า คุณควรสุภาพเสมอ ไม่ว่าคุณจะรู้สึกหงุดหงิดเพียงใดเมื่อไม่ได้รับคำตอบ ใช้เคล็ดลับที่เสนอข้างต้นเพื่อช่วยให้คุณใจเย็นและติดตามผลด้วยวิธีที่เหมาะสมเพื่อช่วยให้คุณได้รับคำตอบที่ต้องการ

ผู้เขียน Bio

Richard Conn เป็นผู้อำนวยการอาวุโสด้านการสร้างอุปสงค์ที่ 8×8 ซึ่งเป็นแพลตฟอร์มการสื่อสารชั้นนำที่มีฟังก์ชันศูนย์การติดต่อ เสียง วิดีโอ และการแชทแบบบูรณาการ นอกจากนี้ยังเป็นผู้ให้บริการ ระบบโทรศัพท์คลาวด์ที่ดีที่สุดสำหรับ ธุรกิจ ขนาดเล็ก Richard เป็นผู้นำด้านการตลาดดิจิทัลเชิงวิเคราะห์และขับเคลื่อนด้วยผลลัพธ์ โดยมีประวัติในการบรรลุการปรับปรุง ROI ที่สำคัญในสภาพแวดล้อม B2B ที่มีการแข่งขันสูงและรวดเร็ว Richard Conn ยังตีพิมพ์บทความสำหรับโดเมนเช่น ZoomShift และ Upside ตรวจสอบ LinkedIn ของเขา