Jak Aircall oszczędza 13% czasu w zespołach zajmujących się kontaktem z klientem

Przy obecnym klimacie gospodarczym i coraz bardziej konkurencyjnym rynku nie można zaprzeczyć, że korporacje dążą do osiągnięcia wcześniej uznanych za „rozciągliwe” cele.

Dla zespołów sprzedaży i wsparcia oznacza to zwiększoną presję, aby działać wydajnie i osiągać lepsze wyniki na torze; dwa zadania, które historycznie stanowiły poważne wyzwanie.

Aby odnieść sukces w obliczu tych rosnących w zawrotnym tempie celów — nie wspominając o tym, że zasoby pozostają w relatywnie stagnacji — zespoły zajmujące się kontaktem z klientem muszą usprawnić zadania administracyjne o niskiej wartości i skoncentrować się na perspektywach i interakcjach z klientami o wyższej wartości.

Na szczęście niedawne badanie firmy Forrester Consulting wykazało, że wdrożenie opartego na chmurze rozwiązania telefonicznego firmy Aircall może zwiększyć produktywność i wydajność zespołów mających kontakt z klientem o 13%.

Aby pomóc Ci lepiej zrozumieć, w jaki sposób możesz poprawić produktywność i wydajność swoich zespołów mających kontakt z klientem, przyjrzyjmy się sprawdzonym korzyściom, jakie odniosły firmy, które wdrożyły rozwiązanie telefoniczne firmy Aircall.

Ale najpierw, dlaczego miałoby cię to obchodzić?

Pomimo rosnącej liczby kanałów cyfrowych, za pomocą których firmy mogą kontaktować się z klientami i potencjalnymi klientami, autentyczne rozmowy telefoniczne pozostają potężną przewagą konkurencyjną. W rzeczywistości nasze badanie „Putting Your Customer First” wykazało, że 87% respondentów uznało telefon za kanał komunikacji zapewniający najlepsze wrażenia.

Mając to na uwadze, dla nowoczesnych firm kluczowe znaczenie ma posiadanie wydajnego, skalowalnego i niezawodnego rozwiązania telefonicznego dla zespołów sprzedaży i obsługi klienta, aby skutecznie przyciągać i zatrzymywać nowych klientów.

Właśnie dlatego zleciliśmy firmie Forrester Consulting przeprowadzenie badania całkowitego wpływu ekonomicznego (TEI) w celu zbadania zwrotu z inwestycji ( ROI ), jakiego doświadczyły przedsiębiorstwa po wdrożeniu Aircall. Uwaga, spoiler: nasi klienci odnotowali zwrot z inwestycji na poziomie 373%.

Badanie zapewnia czytelnikom ramy do oceny potencjalnego finansowego i operacyjnego wpływu wdrożenia Aircall w ich organizacji, co obejmuje 490 685 USD oszczędności w zakresie produktywności w ciągu trzech lat. Pełny raport można przeczytać tutaj .

„Dzięki Aircall zespół Spotahome był w stanie zwiększyć liczbę rezerwacji o 350% w latach 2015-2016”. ⏤ Fabiola Jimenez Sahagun, Head of Customer Experience w Spotahome

Jak więc zwiększyć produktywność o 13%?

Jeśli jesteś częścią zespołu sprzedaży i wsparcia, prawdopodobnie doświadczyłeś bólu i straty czasu, jeśli chodzi o zarządzanie rozmowami z potencjalnymi klientami lub klientami.

W Aircall nasze oparte na chmurze rozwiązanie telefoniczne oszczędza czas użytkowników, ograniczając ręczne zadania związane z tymi czynnościami, a poniżej badamy sześć sposobów, w jakie zespoły mające kontakt z klientem mogą zwiększyć produktywność i wydajność za pomocą tego narzędzia.

1. Bezproblemowo zintegruj z innymi narzędziami

Nowoczesne firmy często dysponują dużym zapleczem technologicznym, więc oceniając nowe narzędzie, ważne jest, aby upewnić się, że będzie ono uzupełniać obecne narzędzia biznesowe. Być może najważniejszą kwestią do rozważenia jest to, czy Twój system telefoniczny zintegruje się z Twoim CRM. Bez tej możliwości będziesz dublować wysiłki i tracić czas na zadania administracyjne, takie jak przełączanie między narzędziami w celu rejestrowania notatek i aktualizowania kont.

Badanie firmy Forrester Consulting wykazało, że firmy zaoszczędziły dużo czasu swoim zespołom ds. sprzedaży i obsługi klienta, korzystając z prostych, ale solidnych możliwości integracji Aircall.

Nasze natywne integracje z popularnymi systemami CRM, takimi jak HubSpot, Salesforce i Zendesk, zmniejszają potrzebę rejestrowania połączeń i ręcznego tworzenia zgłoszeń do pomocy technicznej. Te natywne integracje CRM oznaczają, że ważne dane połączeń są automatycznie rejestrowane w Twoim CRM i nie musisz już tracić czasu na przechodzenie między narzędziami, aby upewnić się, że właściwe dane są rejestrowane i aktualne.

Ale integracje Aircall to coś więcej niż tylko Twój CRM. Korzystanie z naszego ponad 100 silnych platform integracyjnych — w tym Gong, Monday.com i Intercom — pozwala członkom zespołu zaoszczędzić do ośmiu minut na rozmowie . Poznaj ekosystem aplikacji Aircall, aby dowiedzieć się więcej.

„Posiadanie wszystkich informacji na jednej platformie Salesforce pozwala nam monitorować działania naszych agentów, mieć wgląd w cykl sprzedaży, a tym samym identyfikować dźwignie, które można wykorzystać do usprawnienia naszych procesów i motywowania naszych zespołów”. ⏤ Ambroise Prieur, administrator Contact Center w SumUp

2. Wskocz od razu za pomocą łatwego w użyciu interfejsu

Rolą zespołów sprzedaży i wsparcia jest zachwycanie klientów i zabezpieczanie biznesu, a jednak wielu uważa, że ​​złożone systemy i skomplikowane narzędzia odwracają uwagę od tego celu i powodują nieefektywność. Jak możesz oczekiwać, że osiągniesz ambitne cele, skoro marnujesz czas na ręczne aktualizowanie CRM lub edukowanie nowych pracowników na stromej krzywej uczenia się skomplikowanych systemów telefonicznych?

Łatwość obsługi zawsze była jedną z ulubionych rzeczy naszych klientów w Aircall, a firmy, z którymi przeprowadzono wywiady podczas badania Forrester Consulting, stwierdziły, że platforma Aircall jest prosta i intuicyjna. Pomogło to zespołom szybko i przy ograniczonym tarciu wdrożyć rozwiązanie plug-and-play. Pomogło to również przyspieszyć proces wdrażania nowych pracowników.

Menedżer IT z firmy medialnej opisał swoje doświadczenia z nauką korzystania z Aircall, stwierdzając: „Otrzymałem opinie od naszego zespołu sprzedaży, że [Aircall] był dość łatwy i prosty w użyciu. Nie było w tym nic bardzo skomplikowanego, bez stromej krzywej uczenia się ani niczego dla zespołu”.

Możesz zapoznać się z interfejsem Aircall, rozmawiając z naszym zespołem lub samemu go testując .

„Połączenia lotnicze są proste. Układ i wszystko sprawia, że ​​jest tak łatwy w użyciu i naprawdę łatwy w konfiguracji. Bardzo podobała mi się możliwość nagrywania pozdrowień jeden po drugim i przesyłania ich. To było niesamowite… I powiadomienia! Mam dwa telefony, dwa komputery i tablet — otrzymywanie alertów e-mail [na wszystkich urządzeniach] jest bardzo pomocne, ponieważ wiem, że niczego nie tracę”. ⏤ Laura Hinojosa, Account Executive w Subsync

3. Doładuj swoje połączenia wychodzące

Zwłaszcza jeśli pracujesz w sprzedaży, prawdopodobnie spędzasz dużo czasu przy telefonie. Często oznacza to, że starasz się wywrzeć jak najlepsze wrażenie na potencjalnych klientach, przeglądając długą listę numerów telefonów. Wyzwanie polega na tym, aby skupić się na tym, co robisz najlepiej — na sprzedaży — i jednocześnie nie pozwolić, by administrator cię ugrzązł. Po co marnować czas na majstrowanie przy numerach telefonów i przełączanie się do CRM w celu aktualizacji notatek, kiedy można przeznaczyć ten czas na tworzenie nowych umów?

Aby temu zaradzić, funkcja Click-to-Dial Aircall umożliwia kliknięcie przycisku w Aircall lub w CRM i natychmiastowe połączenie z kontaktem. Koniec z majstrowaniem przy numerach lub numerach kierunkowych.

Co więcej, wielu wysokowydajnych profesjonalistów korzystających z połączeń wychodzących korzysta z funkcji Power Dialer firmy Aircall, aby dotrzeć do większej liczby osób przy zachowaniu wysokich standardów. Power Dialer umożliwia automatyczne wywoływanie listy kontaktów jeden po drugim i jeden po drugim. W przypadku odbieranych połączeń możesz łatwo dodawać notatki lub tagi z poziomu interfejsu Aircall, które zostaną automatycznie zaktualizowane w Twoim CRM, oszczędzając znaczną ilość czasu na każdym połączeniu.

„Dla zespołu ds. rozwoju biznesu szybkie i łatwe wybieranie numerów jest absolutnie niezbędne. Ma to bezpośredni wpływ na naszą szybkość i wielkość biznesu, który tworzymy i zamykamy”. ⏤ Kateryna Keretsman, Head of BDR w Socialbakers

4. Zachwyć swoich klientów, skutecznie ich przenosząc

49% osób uważa, że ​​długi czas oczekiwania jest najbardziej frustrującą rzeczą w kontakcie z obsługą klienta. Co więcej, ponieważ 50% osób przestaje kupować markę po negatywnych doświadczeniach z obsługą klienta, zapewnienie wysokiej jakości obsługi klienta jest koniecznością. W rzeczywistości każda interakcja z klientem jest okazją do zaimponowania i wzmocnienia kondycji Twojej firmy.

Tam, gdzie konieczność przenoszenia klientów od jednej osoby do drugiej była kiedyś punktem spornym, zaawansowane opcje transferu Aircall pomagają teraz zespołom bezproblemowo iz łatwością przenosić klientów do najbardziej odpowiedniej osoby.

W zależności od procesu i preferencji Twojego zespołu, możesz albo natychmiast przekazać połączenie, aby skrócić czas oczekiwania, albo poprosić klienta o wstrzymanie linii , podczas gdy ty przekażesz koledze odpowiednie informacje, aby klient nie musiał powtarzać sobie.

Być może potrzebujesz kolegi, aby oddzwonić do klienta? Nie ma problemu. Dzięki naszej funkcji komentowania i przypisywania połączeń możesz łatwo przypisać połączenie do członka zespołu, zostawić mu notatkę, a połączenie pojawi się na jego liście rzeczy do zrobienia. Oznacza to, że żadne wywołania zwrotne nie znikną z radaru.

Ale to nie wszystko. W szczególności zespoły wsparcia korzystają ze wspólnej skrzynki odbiorczej połączeń Aircall, w której można znaleźć pełny przegląd połączeń wymagających kontynuacji. Umożliwia także archiwizowanie starych zadań na bieżąco, aby uniknąć przytłoczenia zgłoszeniami do pomocy technicznej.

„Funkcja transferu jest płynna i utrzymuje wszystko w ruchu. Możemy mieć rozmówcę, który musi zostać przeniesiony do innego zespołu lub może być konieczne zainicjowanie połączenia konferencyjnego, gdy jest on na linii. Wszystko za jednym kliknięciem. Posiadanie wbudowanych w standardzie notatek telefonicznych zmieniło sposób gry i zapewnia wspaniałe wrażenia klientom i współpracownikom”. ⏤ Daniel Prescott, szef działu obsługi klienta w Superscript

5. Raportuj i optymalizuj, korzystając ze wszystkich właściwych danych połączeń

W czasach, gdy zdobywanie i utrzymywanie klientów jest ważniejsze niż kiedykolwiek, zespoły zajmujące się kontaktem z klientem są proszone o dokładniejsze raportowanie o swojej działalności, w tym o czasie oczekiwania, wskaźniku nieodebranych połączeń i liczbie połączeń. Wiele zespołów ma trudności ze sprostaniem tym wymaganiom w zakresie raportowania i usatysfakcjonowaniem swoich kierowników z powodu nieefektywnego gromadzenia i analizy danych.

Z tego powodu pulpit analityczny Aircall gromadzi wszystkie dane dotyczące Twoich połączeń wychodzących, zapewniając dogłębną analizę i szczegółowy wgląd w wyniki Twojego zespołu sprzedaży. Skupia się na dostarczaniu przydatnych informacji, które można wykorzystać nie tylko do raportowania wydajności zespołu, ale także uczyć się i optymalizować.

Nasz pulpit nawigacyjny analizy połączeń pomaga monitorować zadowolenie klientów w czasie, umożliwiając śledzenie w jednym miejscu wszystkich wskaźników połączeń — takich jak czas oczekiwania, wskaźnik nieodebranych połączeń i liczba połączeń.

Ponadto Activity Feed umożliwia śledzenie i zarządzanie aktywnością połączeń Twojego zespołu oraz szkolenie ich w czasie rzeczywistym z pulpitu nawigacyjnego Aircall. Niezależnie od tego, czy zajmujesz się sprzedażą, czy wsparciem, panel analityczny z pewnością zwiększy Twoją wydajność.

Usprawnione możliwości raportowania przyczyniają się do zaoszczędzenia 13% czasu przez zespoły mające kontakt z klientem podczas korzystania z usługi Aircall. Aby uzyskać więcej informacji , zapoznaj się z naszym nowym e-bookiem „Udowodniony wpływ przejścia na połączenia lotnicze na biznes” dostępny tutaj.

„Otrzymaliśmy bardzo ograniczone dane z naszego pierwotnego systemu telefonicznego… Aircall dał nam dokładny wgląd w liczbę połączeń naszego zespołu obsługi klienta, co pozwoliło nam zabezpieczyć większy budżet na zatrudnienie w tym obszarze”. ⏤ Andria Zachariou, CSM w Rezdy

6. Nagrywaj rozmowy, aby uzyskać bardziej efektywne interakcje z klientami

Liderzy sprzedaży i wsparcia chcą mieć możliwość śledzenia aktywności swoich zespołów, identyfikowania trendów i poprawy wydajności w miarę upływu czasu. Jednak, oczywiście, nie mogą fizycznie siedzieć obok swoich przedstawicieli na każdym wezwaniu, aby ich szkolić i dzielić się wskazówkami dotyczącymi poprawy. Oprócz względów związanych ze zgodnością, dlatego ważne jest, aby nagrywać rozmowy.

Nasze rozwiązanie telefoniczne w chmurze umożliwia nagrywanie rozmów , udostępnianie ich odpowiednim interesariuszom i odsłuchiwanie w razie potrzeby. Chociaż może to pomóc w nauce i zwiększeniu wskaźnika sukcesu potencjalnych klientów lub interakcji z klientami, istnieje jeszcze jedna funkcja Aircall, która stała się tajną bronią wielu zespołów zajmujących się kontaktami z klientami. Przywitaj się z Call Whispering .

Funkcja Call Whispering pozwala potajemnie rozmawiać z członkami drużyny, gdy prowadzą oni rozmowę na żywo. Czemu? Możesz więc udzielać im porad w czasie rzeczywistym i wspierać ich, aby zachwycili potencjalnego klienta lub klienta w profesjonalny i skuteczny sposób.

„Funkcja nagrywania rozmów pozwala nam ocenić jakość rozmów, które prowadzimy z naszymi klientami. Stamtąd możemy poprawić nasze tony i odpowiednio dostosować nasz ton. Teraz, gdy mamy widoczność, możemy skuteczniej szkolić członków zespołu”. ⏤ Kendrick Quek, menedżer ds. systemów i procesów sprzedaży finansowej w PropertyGuru

Chcesz dowiedzieć się więcej?

Jeśli jesteś zainteresowany zwiększeniem produktywności i wydajności swoich zespołów zajmujących się obsługą klientów, skontaktuj się z naszym zespołem , a z przyjemnością pokażemy Ci, jak Aircall może zaoszczędzić 13% Twojego czasu podczas każdej rozmowy.